De Vereniging Hoofdstuk 1t/m 3

Samenvatting m&o – Vereniging

Hoofdstuk 1: De vereniging

Een vereniging is een samenwerkingverband tussen 2 of meer personen die een bepaald niet-commercieel doel willen realiseren. Een kenmerkend feit is dat de leden van een vereniging deelnemen aan de besluitvorming in de organisatie.

1.2 Rechtsvormen
Voorbeelden van verenigingen zijn de Natuurmonumenten of de HCC. Zulke organisaties zijn niet-commerciële organisaties (of non-profitorganisaties), die een ideëel doel hebben. Ze willen geen winst maken, maar ze willen hun doel bereiken. Een commerciële organisatie wordt ook wel een onderneming genoemd, hun belangrijkste doel is het maken van winst.
Voor beide, zijn er in de loop der tijd bepaalde rechtsvormen ontwikkeld.
Rechtsvorm  een juridische vorm van een organisatie, waarin wordt vastgesteld wie de leiding heeft en wie aansprakelijk is voor de schulden.
De meest voorkomende rechtsvormen in Nl. voor commerciële organisaties zijn:
-    de Naamloze Vennootschap (NV)
-    de Besloten Vennootschap (BV)
-    de eenmanszaak
De meest voorkomende rechtsvormen in Nl. voor niet-commerciële organisaties zijn:
-    de vereniging
-    de stichting
Voor iedere rechtsvorm zijn wettelijk een groot aantal regels opgesteld. Zo is vastgesteld:
-    wie de leiding heeft
-    wie er aansprakelijk is voor de schulden van de organisatie
-    hoe er besluiten worden genomen
-    of er belasting betaald moet worden over de winsten
-    hoe de organisatie wordt opgericht
-    hoe de organisatie beëindigd wordt

Naast het onderscheid in wel of niet commercieel, maakt men ook onderscheid tussen organisaties met rechtspersoonlijkheid en zonder. De BV, NV, de stichting en de meeste verenigingen hebben rechtspersoonlijkheid. Rechtspersonen zijn géén échte mensen, maar het zijn organisaties met rechtspersoonlijkheid. Dit betekent dat deze organisaties mensen in dienst kunnen nemen, leningen kunnen aangaan en koopcontracten kunnen afsluiten. De eenmanszaak heeft géén rechtspersoonlijkheid. Hier is het de eigenaar die rechten en plichten aangaat en die volledig aansprakelijk is voor de schulden van zijn onderneming, mét privé-bezit. Bij een organisatie met rechtspersoonlijkheid is dat niet zo. Maakt de organisatie schulden, dan kunnen de schuldeisers wel de organisatie hierop aanspreken, maar niet de bestuurders van de organisatie persoonlijk aansprakelijk stellen.

1.3 De vereniging
Verenigingen en stichtingen streven een ideëel doel na en richten zich niet op het maken van winst. Een vereniging mag geen commerciële organisatie zijn, maar er zijn wel verenigingen die naast dienstverlening aan de leden ook commerciële activiteiten verrichten.
Een vereniging is een samenwerkingsvorm tussen 2 of meer personen (leden). Verenigingen worden opgericht voor onbepaalde tijd en zijn in hun voortbestaan niet afhankelijk van één of enkele personen. In een vereniging nemen de leden deel aan de besluitvorming, maar in een stichting is dat juist andersom.
Een vereniging heeft een bestuur dat is gekozen door en uit de leden van de vereniging. Het bestuur van de vereniging is belast met de dagelijkse leiding. Ong. 1 keer per jaar worden alle leden uitgenodigd voor de ALv (Algemene Ledenvergadering), veelal aangeduid als jaarvergadering. De directie is het orgaan van het belast met de dagelijkse gang van zaken, wat is geregeld in de statuten. In het algemeen voert de directie taken uit onder verantwoordelijkheid van het bestuur.

Bij een vereniging wordt een onderscheid gemaakt tussen formele en informele verenigingen. Formele verenigingen zijn verenigingen met volledige rechtsbevoegdheid (VVR). Informele verenigingen hebben een beperkte rechtsbevoegdheid (VBR). Dit onderscheid is belangrijk voor de bestuurders van een vereniging. De VBR-bestuurders zijn hoofdelijk aansprakelijk voor alle schulden die de vereniging maakt; wanneer een vereniging haar schulden niet meer kan terug betalen, zal de schuldeiser een willekeurig bestuurslid persoonlijk aansprakelijk stellen. Het oprichten is makkelijker voor VBR, want er hoeven geen statuten (reglementen) opgesteld worden.
De VVR heeft statuten, die bij notariële akte zijn vastgesteld; de statuten staan op papier en de notaris heeft hiervan een document (akte) gemaakt.
In een notariële akte staan:
-    de verklaring van de oprichters, dat zij een vereniging oprichten
-    de statuten met:
o    de naam en plaats van vestiging
o    het doel van de vereniging
o    de wijze van benoeming en ontslag van bestuursleden
o    de bestemming van het saldo in geval van ontbinding
Een VVR is verplicht zich te registreren bij de KvK (Kamer van Koophandel).

Taken en bevoegdheden:
Het bestuur
Deze is belast met het besturen van de vereniging:
-    het financiële beheer (boekhouding, jaarverslag opmaken met balans, overzicht van inkomsten/uitgaven en toelichting)
-    het vertegenwoordigen naar buiten toe (sluiten van contracten)
-    het voorbereiden van de besluitvorming binnen de vereniging en de zorg voor het goed functioneren
-    het uitvoeren van de besluiten van de ALv.

De algemene ledenvergadering
Dit is het hoogste besluitingsorgaan in een vereniging. Ieder lid heeft tenminste één stem op de ALv. Zeggenschap en democratische besluitvorming zijn dan ook belangrijke kenmerken van een vereniging. De ALv is wettelijk belast met het benoemen, schorsen en ontslaan van bestuursleden en het nemen van besluiten tot wijziging van de statuten en het ontbinden van de vereniging. De ALv kan echter geen besluiten nemen die in strijd zijn met de statuten. Daarnaast kan in de statuten vastgelegd zijn dat de ALv belsuiten neemt over de toelating van een persoon als lid van de vereniging (ballotage), de hoogte van de contributie, het schorsen van leden, het vaststellen van de begroting, etc. Bij veel verenigingen zijn dit soort zaken geregeld in het huishoudelijk reglement. Algemeen geldt dat bevoegdheden die niet toegekend zijn aan het bestuur toekomen aan de ALv.

Taak en/of bevoegdheid    Bevoegd orgaan
1. Het ontbinden van een vereniging    ALv
2. Het benoemen en ontslaan van bestuursleden    ALv
3. Het besturen van een vereniging    Bestuur
4. Het uitvoeren van leidinggevende taken onder de verantwoordelijkheid van het bestuur    Directie / Commissie
5. Het opstellen van een jaarverslag    Bestuur
6. Het financiële beheer van een vereniging    Bestuur
7. Het uitvoeren van de besluiten van de ALv    Bestuur
8. Het vertegenwoordigen van de vereniging naar buiten toe    Bestuur
9. Het nemen van besluiten tot wijziging van de statuten    ALv

Hoofdstuk 2: De jaarrekening

2.1 Balans
Een balans geeft een overzicht van de bezittingen, de schulden en het eigen vermogen van een organisatie op één bepaald tijdstip. De linkerkant, de debetzijde, bevat de bezittingen. Rechts, de creditzijde, bevat de schulden (het vreemd vermogen) en het eigen vermogen.
Het eigen vermogen is het geld dat de leden in de vereniging stoppen. Het geld dat een vereniging leent noemen we vreemd vermogen of schulden. De inventaris is de inboedel van een bedrijf en bestaat uit dingen die langer dan één jaar meegaan.

Activa is een ander woord voor bezittingen. Het is onder te verdelen in:
-    Vaste activa (bezittingen die langer dan 1 jaar meegaan)
-    Vlottende activa (bezittingen die korter dan 1 jaar meegaan)
-    Liquide activa (bezittingen waarmee je kunt betalen, zoals bank en kas)
Contributiebijdragen vergroten het eigen vermogen. Door rentebetalingen neemt het eigen vermogen af.
Passiva, dat zijn de schulden (vreemd vermogen) en het eigen vermogen. Met vermogen wordt het geld bedoeld dat de organisatie heeft aangetrokken om e bezittingen te financieren. Als dat geld van de organisatie zelf is noemen we dat eigen vermogen. Is dat geld geleend, van vreemden, dan noemen we dat vreemd vermogen of schulden. De passiva worden onderverdeeld in eigen vermogen en vreemd vermogen.
Lang vreemd vermogen is het geld waarover de organisatie meer dan een jaar kan beschikken. Kort vreemd vermogen is het geld waarover de organisatie minder dan een jaar kan beschikken.

Passiva

Eigen vermogen                            Vreemd vermogen

Lang vreemd vermogen            Kort vreemd vermogen
Over vreemd vermogen moet rente betaald worden en naast rente moet de lening ook terugbetaald worden, wat aflossen genoemd wordt.

Er zijn verschillende soorten lang vreemd vermogen:
-    Hypothecaire lening (langlopende lening met een onroerend goed als onderpand, wat als een soort waarborg of dekking wordt gebruikt. De hoogte van deze lening hangt af van de taxatiewaarde van het betreffende onroerende goed.)
-    Onderhandse lening (hierbij wordt geld geleend van vrienden, zakelijke relaties of familie. Deze lening kan ‘achtergesteld’ worden. Dit houdt in dat de kredietgever schriftelijk verklaart de lening bij een eventueel faillissement pas op te eisen nadat alle overige schulden zijn voldaan. Zo’n achtergestelde lening wordt als eigen vermogen gezien.)
Er zijn verschillende soorten kort vreemd vermogen:
-    Rekening-courant krediet (een populaire financieringsvorm, geschikt voor als je het ene moment veel geld nodig hebt en op een ander moment weinig. In dit geval komt degene die geld leent met de bank overeen dat hij tot een bepaald bedrag rood mag staan, wat kredietlimiet wordt genoemd. Als een organisatie niet rood staat, dan vind je dat terug onder de post ‘bank’ aan de debetzijde van de balans.)
-    Vooruit ontvangen bedragen (hiervan is sprake indien een lid van een vereniging de contributie nu al betaalt voor volgend jaar. De vereniging heeft dan een schuld aan het lid want als het lid zijn lidmaatschap zou opzeggen dan moet de vereniging het vooruit ontvangen bedrag terugbetalen.)
-    Nog te betalen bedragen. (Dit zijn bedragen die de organisatie nog moet betalen.)

Op de creditzijde van de balans kun je lezen hoe de organisatie aan het geld is gekomen. Op de debetzijde van de balans staat wat de organisatie heeft gedaan met het geld. Omdat je bezittingen aan de debetzijde van de balans actief gebruikt in je organisatie noem je deze bezittingen activa. De zaken die aan de creditzijde van de balans staan, worden niet actief gebruikt in de organisatie en worden passiva genoemd. Inkomsten en uitgaven komen niet voor op een balans. Op een balans komen ook geen contributies, rente, huur, vergoedingen trainers, etc voor.
De liquiditeitsbalans is een balans waarbij de activa gerangschikt worden naar de mate van liquiditeit en de passiva naar de tijd waarover men over het vermogen of het geld kan beschikken. Een liquiditeitsbalans ziet er als volgt uit:

Debetzijde    Creditzijde
Vaste activa
Vlottende activa
Liquide activa    Eigen vermogen
Lang vreemd vermogen
Kort vreemd vermogen

2.2 Het overzicht van inkomsten en uitgaven
Een overzicht van inkomsten en uitgaven is een samenvatting van inkomsten en uitgaven die per kas of bank zijn ontvangen of betaald in 1 bepaalde periode. Inkomsten zijn een synoniem voor ontvangsten en uitgaven voor betalingen. Op een overzicht van inkomsten en uitgaven worden dus de financiële feiten vermeld die leiden tot een verandering van de kas of bank. Het overzicht van inkomsten en uitgaven wordt ook wel rekening of staat van inkomsten en uitgaven genoemd. Zijn de inkomsten in een bepaalde periode groter dan de uitgaven dan leidt dit op de balans tot een toename van de liquide middelen. Indien de inkomsten in een bepaalde periode kleiner zijn dan de uitgaven dan heeft dit een afname van kas en/of bank tot gevolg.

Kenmerkend voor een overzicht van inkomsten en uitgaven:
-    heeft betrekking op financiële feiten die een verandering in kas of bank veroorzaken
-    heeft betrekking op een bepaalde periode
-    heeft betrekking op een voorbije periode
-    geeft een verklaring voor de verandering in de liquide middelen in een bepaalde periode.

2.3 De begroting van inkomsten en uitgaven
Een overzicht van inkomsten en uitgaven heeft altijd betrekking op het verleden. Bij een begroting van inkomsten en uitgaven kijkt men naar de toekomst. In een activiteiten plan legt een organisatie vast welke activiteiten zij in de komende periode zal ondernemen. Een begroting is de financiële vertaling van het activiteitenplan door het bestuur. In zo’n begroting geeft het bestuur aan: welke uitgaven zij in de komende periode verwacht en waar het geld vandaan moet komen. Een begroting geeft dus een overzicht van de verwachte inkomsten en uitgaven.

Kenmerkend voor een begroting van inkomsten en uitgaven:
-    heeft betrekking op financiële feiten die een verandering in kans of bank veroorzaken
-    heeft betrekking op een bepaalde periode
-    heeft betrekking op een toekomstige periode
-    geeft een verklaring voor de te verwachten verandering in de liquide middelen in een bepaalde periode.
Bij het opstellen van een begroting zullen in het algemeen de uitgaven gelijk zijn aan de inkomsten.

2.4 De liquiditeitsbegroting
Met liquiditeit wordt bedoeld: de mate waarin een organisatie in staat is haar korte termijn schulden op korte termijn te betalen. In een liquiditeitsbegroting staat per maand of per kwartaal vermeld wat de inkomsten en uitgaven zijn. De liquiditeitsbegroting geeft aan hoeveel liquide middelen een organisatie overhoudt of te kort komt in een bepaalde periode van het jaar.

Hoofdstuk 3: Kasstelsel versus periodetoerekeningsstelsel
Het werken met overzichten van inkomsten en uitgaven wordt gebruikt in kleine niet-commerciële organisaties. Het belangrijkste van deze wijze van administreren is de eenvoud ervan. Alleen binnenkomende en uitgaande geldstromen worden geadministreerd.

3.1 Het kasstelsel
Op een inkomsten en uitgaven overzicht worden alleen financiële transacties opgenomen die leiden tot toename of afname van kas en/of bank. Een administratie waarbij alleen maar financiële feiten worden vastgelegd die leiden tot een verandering van de liquide middelen, noemen we een financiële verslaggeving op kasbasis. Vaste activa wordt ieder jaar minder waard, ieder jaar moet op deze vaste activa afgeschreven worden, wat betekent; dat er rekening gehouden moet worden met de waarvermindering ervan. Met waardevermindering wordt in een stelsel op de kasbasis GEEN rekening gehouden. Een ander voorbeeld van een financieel feit dat niet vastgelegd wordt in een stelsel op kasbasis heeft betrekking op achterstallige betalingen. Op het moment dat een rekening betaald wordt, wordt dit in een stelsel op kasbasis geregistreerd. Zolang een rekening niet betaald wordt, wordt er ook niets vastgelegd. Vaste activa staan tegen aanschafprijs op de balans en blijven, tot ze verdwijnen, tegen dat bedrag op de balans staan.
Het nadeel van financiële verslaggeving op kasbasis is gelegen in het feit dat zo’n systeem geen goed inzicht verschaft in de financiële situatie en vermogenspositie van een organisatie.
Door uitgaven uit te stellen kan bereikt worden dat de inkomsten groter zijn dan de uitgaven. Op die wijze kan de financiële situatie er mooier uitzien dan feitelijk het geval is, genaamd manipulatie. Dit kan ook het geval zijn met de vermogenspositie van de organisatie. Door geen rekening te houden met de waardevermindering van vaste activa lijkt het eigen vermogen groter dan het werkelijk is.

3.2 Baten en lasten
Baten en lasten zijn financiële feiten die niet op één bepaald tijdstip plaatsvinden, maar zijn feiten die betrekking hebben op een bepaalde periode (of uitgedrukt worden in een bedrag per stuk). In commerciële organisaties spreekt men over opbrengsten en kosten. In niet-commerciële organisaties is het gebruikelijk om over baten en lasten te praten. Hierbij zijn baten vergelijkbaar met opbrengsten en lasten met kosten. Belangrijk is dat:
1.    Inkomsten en uitgaven op één bepaald tijdstip plaatsvinden en altijd aanleiding geven tot een verandering van de liquide middelen.
2.    Baten en lasten altijd uitgedrukt worden in een bepaald bedrag per periode (of stuk).

3.3 De staat van baten en lasten
De staat van baten en lasten is een samenvatting of overzicht van de baten en lasten in een bepaalde periode. Op een staat van baten en lasten zetten we links de baten en rechts de lasten. Inkomsten en uitgaven leiden tot verandering van de liquide middelen. Baten vergroten het eigen vermogen en lasten verkleinen dit. Zijn de baten in een bepaalde periode groter dan de lasten, dan leidt dit tot een toename van het eigen vermogen op de balans. Omgekeerd zal het eigen vermogen afnemen als de lasten groter zijn dan de baten.
Eigen vermogen nieuw = eigen vermogen oud +/- Saldo van baten en lasten

3.4 Het periodetoerekeningsstelsel
Het periodetoerekeningsstelsel is een systeem van administreren waarbij:
1.    strikt onderscheid gemaakt wordt tussen baten (opbrengsten) en lasten (kosten) enerzijds en inkomsten en uitgaven anderzijds.
2.    baten en lasten toegerekend worden aan de periode waarop ze feitelijk betrekking hebben, ongeacht of de baten feitelijk zijn ontvangen dan wel dat de lasten daadwerkelijk tot uitgaven hebben geleid.

Een vereniging levert diensten aan haar leden. De contributie wordt in zijn geheel gezien als bate voor de vereniging. Een regel hierbij is, dat de bate geboekt wordt in de periode dat het verenigingslid heeft genoten van de diensten van de vereniging en niet op het moment van betaling. Tot de lasten van een vereniging rekent men alle opgeofferde gelden om de doelen van de vereniging te realiseren (zoals vergoeding trainers, huur clublokaal).
De lasten worden geboekt in de periode dat de vereniging de diensten (waarvoor de kosten zijn gemaakt) heeft laten verrichten. Niet relevant is dus het moment van betaling of ontvangst, maar het moment waarop diensten zijn geleverd. In dit verband spreekt men van het ‘matching’-principe.
In een periodetoerekeningsstelsel wordt onderscheid gemaakt tussen baten en lasten enerzijds en inkomsten en uitgaven anderzijds. Lasten en baten worden uitgedrukt in geld per tijdseenheid. Inkomsten en uitgaven hebben dat niet, maar ze zijn wel gekoppeld aan tijdstippen.
Contributies zijn baten en wanneer de leden hun contributie betalen leidt dit tot inkomsten voor de vereniging. Tot de lasten van een lening wordt de rente of interest gerekend.

3.5 Het periodetoerekeningsstelsel en de balans
In een periodetoerekeningsstelsel wordt strikt onderscheid gemaakt tussen baten en lasten aan de ene kant en inkomsten en uitgaven aan de andere kant, wat consequenties heeft voor de balans.