Module VI

Module VI Project Management Hoofdstuk 1 De kern van projectmanagement

* Project:

- Verzameling unieke werkzaamheden

- Uitgevoerd in tijdelijke samenwerkingsverband

- Vooraf bepaalde tijdsbestek

- Afgesproken budget

- Gespecificeerd resultaat

* Projectmanagement

- uitvoeren van een project

- een van tevoren opgesteld projectplan

- project is op tijd gereed

- de kosten blijven binnen het geplande budget

- het resultaat voldoet aan de vooraf gedefinieerde specificaties

* Plan van aanpak


- Activiteiten: een afgeronde hoeveelheid handelingen die (meestal) een product opleveren

- Planning van de activiteiten

- Resources: Alles wat je nodig hebt voor het uitvoeren van handelingen

* Planning

- Doorlooptijd: de periode tussen het begin en de afsluiting van de activiteit

- Microsoft Project en GanttPV (computerapplicaties)

* Activiteitenschema

- Netwerkdiagram (Pert chart): Als de relaties onderling heel belangrijk zijn.

Bestaat uit vakjes die verbonden zijn met pijlen, in de vakken staan de verschillende activiteiten, terwijl de pijlen de relaties aangeven. Je kunt hiermee goed onderlinge relaties weergeven

- Strokenplanning (balkenplanning, Gantt chart): Als de tijd heel belangrijk is.

- Activiteit: aangeduid met balkje of strookje (lengte = doorlooptijd)

- Speling: stippellijnen, pas klaar als volgende activiteit begint)


- Afhankelijkheden: verticale strepen onderlinge afhankelijkheden(relaties)

* Kritieke pad: hiermee worden activiteiten aangegeven die de einddatum aangeven

* Resources (hulpbronnen): alle mensen/machines etc. die je hebt gebruikt

* Mijlpaalproduct: tussenproduct (ruw ontwerp). Tijdsplanning in de gaten houden.

* Einddatum

- Projectevaluatie: voldoet het product aan de verwachtingen

- Evaluatieformulieren

- Speciale bijeenkomst


Kenmerken van een project

* Gefaseerde uitvoering: fasen

- Initiatief: concluderen dat er iets moet gebeuren

- Definitie: vaststellen wat het resultaat moet zijn (eisen + randvoorwaarden)

- Ontwerp: hoe moet het resultaat behaald worden

- Voorbereiding: regelen van zaken die nodig zijn het resultaat te behalen

- Realisatie: maken van het resultaat

- Implementatie: gebruik maken van het resultaat (in de praktijk brengen)

- Nazorg: begeleiden van het behaalde resultaat (zorgen dat het werkzaam blijft)


* Eenmalig karakter: het wordt maar een keer zo uitgevoerd (routinewerkzaamheden kunnen dus nooit een project vormen!)

* Tijdelijke samenwerkingsverband:

- multidisciplinaire aanpak: mensen met verschillende achtergronden

- Sociale vaardigheden: kunnen samenwerken, naar elkaar kunnen luisteren etc.

* Een vooraf bepaald tijdsbestek: de opleverdatum moet bekend zijn. Zo kan iedereen er zich aan houden (het ene moet af zijn voor het andere)

* Een afgesproken budget

* Van te voren gespecificeerd resultaat: van tevoren bekend zijn wat er aan het eind van het project moet worden opgeleverd: welk resultaat moet er behaald zijn.


Module VI Project Management Hoofdstuk 2 Organisatievormen

* Organisatie: een samenwerkingsverband tussen mensen die activiteiten uitvoeren om vooraf bepaalde doetel te bereiken.

- Ondernemingen (bedrijven): primair gericht op bedrijfseconomische doelen (zoveel mogelijk winst maken)

- Instellingen: verwezenlijking van niet-economische doelen (politieke, sociale en ecologische doelen)

* Organigram: hierin worden organisaties in schema’s weergegeven


Organisatiestructuren


* Lijnorganisatie: grondvorm van alle andere organisatievormen. Bestaat uit leidinggevenden en uitvoerende personen die onderschikt zijn aan de leidinggevenden

* Lijn-staforganisatie: een organisatie waar leidinggevenden worden ondersteund door stafdiensten. Nadeel: stafdiensten dragen geen verantwoordelijkheid voor hun advies

* Matrixorganisatie: hierbij heeft een medewerker twee superieuren:

- Hiërarchische chef: bepaalt wat een medewerker moet doen. Verantwoordelijk voor het proces

- Functionele chef: bepaalt hoe een medewerker iets moet doen. Verantwoordelijk voor de inhoud


* Projectorganisatie: gebaseerd op de uitvoering van grote en minder grote projecten.

* Opdrachtgever: deze persoon geeft de opdracht van het project (heeft het meeste belang bij het resultaat dat moet worden behaald)

* Hiërarchische groepen: aantal groepen is afhankelijk van: omvang van project, aantal activiteiten, relatie tussen diverse activiteiten

In de meest uitgebreide vorm komen we de volgende hiërarchische groepen tegen:

- Stuurgroep

- Beslissen voortgang project

- Zorgen voor benodigde faciliteiten en randvoorwaarden

- Afstemming tussen samenhangende projecten

- Projectgroep: werkt in een tijdelijk samenwerkingsverband aan de totstandkoming van het projectresultaat

-Projectleider


- Juiste mensen in juiste projectgroep

- Afspraken vastleggen in plan van aanpak

- Bewaken van voortgang van het project (ligt het op schema)

- Organiseren van de uit te voeren activiteiten

- Zorgen dat de mensen het juiste werk doen

- Controleren of de kwaliteit van het uitgevoerde werk goed is

- Verantwoording afleggen aan de opdrachtgever/stuurgroep

- Resources aanwezig/beschikbaar

- Werkgroep: voeren de in de projectgroep gemaakte plannen uit


Communicatiemiddelen

* Linking-pin principe: de voorzitter van een hiërarchische lagere groep als gewoon lid deel uit van een hogere groep (goede communicatie tussen hogere en lagere groepen)

* Voortgangsverslag

- Voortgang project gedurende afgelopen periode + huidige status project

- Overzicht activiteiten + door wie uitgevoerd + tijdsverantwoording

- Afwijkingen ten opzichte van het plan van aanpak


- Problemen die zich hebben voorgedaan

- Tegenslagen die gevolgen hebben voor de voortgang van het project