Hoofdstuk 14

Samenvatting hoofdstuk 14: Informatie in organisaties

Inleiding

Begrippen informatie en organisatie: onlosmakelijk verbonden.

Organisatie:

Bij grote organisaties is het informatieaanbod wezenlijk anders dan bij kleine (denk aan: verzuim). Informatie wordt bij grote bedrijven in tegenstelling tot bij kleine bedrijven opgedeeld.

Hiërarchische structuur platte structuur
- piramideachtig: smal aan de top, breed van onderen - horizontale organisatie

Informatie:

1. mondelinge overdracht (wel handig bij kleine organisaties; niet bij grote)
2. schriftelijke overdracht (voldoet niet altijd: bijvoorbeeld bij een teveel)
3. elektronische overdracht (ICT)

§ 14.1: horizontaal en verticaal

Uit het voorbeeld van de fietsenmakende smid blijkt dat in een organisatie zowel horizontale als verticale communicatie belangrijk kan zijn.

In het algemeen: verticale lijnen overheersen:
1. als het opleidingsniveau van de werknemers sterk uiteen loopt, of:
2. als het werk is opgedeeld in onderling min of meer afhankelijke deeltaken.
Zijn beide NIET het geval, dan zullen horizontale lijnen overheersen.

Communicatiestructuren worden zichtbaar gemaakt door middel van een graaf:
1. knooppunten (personen of functies)
2. pijlen (om de richting van communicatie aan te geven).

Voorbeeld: p. 255, afbeelding 3.

Tip: knip grote organisaties in deelstukken ten behoeve van overzichtelijkheid.

§ 14.2: Organisatiestructuur

Verschillende organisatiestructuren:

1. Lijnorganisatie

Kenmerken:
1. hiërarchie
2. piramidestructuur

Voordelen:
1. eenvoudige structuur: iedereen heeft maar één directe chef
2. duidelijke afbakening van taken en bevoegdheden

Nadelen:
1. communicatie verloopt uitsluitend verticaal
2. communicatielijnen zijn erg lang (met risico, dus)
3. omdat chef onmogelijk alles van de afdeling af kan weten, worden de afdelingen kleiner en de organisatiepiramide dus steiler.

Vanwege de nadelen komt een lijnorganisatie sec niet meer voor.

2. Staf en lijnorganisatie

Kenmerken:
1. hiërarchie
2. piramidestructuur
3. aan lijnfunctionarissen zijn stafmedewerkers gekoppeld. Dit haalt nadeel 3 van vorige vorm weg.

Voordelen:
1. eenvoudige structuur: iedereen heeft maar één directe chef
2. duidelijke afbakening van taken en bevoegdheden
3. staffunctionarissen ontlasten lijnmanager die daardoor aan meer mensen leiding kan geven
4. lijnmanager beschikt nu over de kennis van echte specialisten.

Nadelen:
1. afstand tussen stafafdelingen en het echte werk is vaak groot (adviezen niet praktisch)
2. communicatielijnen zijn erg lang (met risico, dus)
3. verschil van mening tussen staf- en lijnmanager komt werksfeer niet ten goede.

3. Staf en lijnorganisatie met functionele relaties

Kenmerken:
1. hiërarchie
2. piramidestructuur
3. aan lijnfunctionarissen zijn stafmedewerkers gekoppeld.
4. stafafdeling krijgt bevoegdheden over personen/afdelingen die niet onder die stafafdeling vallen.

Voordelen:
1. taak van lijnmanagers wordt verlicht door overname van coördinerende taken door stafafdeling
2. coördinatie door stafafdeling bevordert de uniformiteit in de organisatie

Nadelen:
1. bevoegdheden van lijnmanagers worden beperkt
2. verschil van mening tussen staf- en lijnmanager kan tot conflict leiden.
3. eenvoudige opdrachtencircuit van zuivere lijnorganisatie wordt doorbroken: kan ook leiden tot conflicten.
4. verantwoordelijkheden worden onduidelijk.

4. Projectorganisatie

Zie hoofdstuk 13: deze vorm doorbreekt de vaste rollen in een organisatie. Alle groepsleden zijn gelijkwaardig.

5. Matrixorganisatie

Kenmerken:
1. projectgroepen krijgen permanent karakter (omdat organisatie voortdurend ingewikkelde problemen heeft)
2. verticale en horizontale communicatielijnen
3. medewerkers hebben twee chefs: projectleider (= operationele chef) en afdelingsleider (= functionele chef).

Noodzaak: projectleider en afdelingsleider moeten het goed met elkaar kunnen vinden.

Voordelen:
1. zeer geschikt voor het oplossen van complexe problemen
2. door dubbele coördinatie minder kans op fouten

Nadelen:
1. conflict tussen twee chefs geeft loyaliteitsproblemen
2. verdeling van verantwoordelijkheden niet altijd duidelijk
3. duur, want er zij veel managers nodig die veel overleggen
4. besluitvorming kan traag verlopen.

6. Ententeorganisatie

Kenmerken:
1. geen hiërarchie
2. alleen horizontale communicatielijnen
3. iedereen heeft zelfde rechten en plichten
4. beleid wordt gezamenlijk bepaald.
5. centrale sturing ontbreekt: overleg wordt door voorzitter geleid.

Voordelen:
1. iedereen is sterk betrokken bij besluitvorming.
2. optimaal gebruik van aanwezige deskundigheid

Nadelen:
1. niet meer dan 15 personen (soms toch in grotere organisaties als zelfbeherende groepen)
2. mensen die verschillen in disciplines en opleiding hebben ander taalgebruik. Kan leiden tot miscommunicatie en kost veel tijd en moeite. Daarom alleen in organisaties met gelijk opgeleide mensen.

§ 14.3: Hulpmiddelen bij het weergeven van een organisatiestructuur

Naast de graaf bestaat ook een organogram.

Verschil: organogram bevat wel knooppunten, maar geen pijltjes; slechts lijntjes. Daardoor worden de communicatiestromen niet uitgebeeld. Graaf bevat zowel knooppunten als pijlen.

Matrix (niet-grafisch): tabel met twee ingangen.

Vergeet nooit bij het weergeven van een organisatiestructuur een toelichtende tekst te zetten.

§ 14.4: Een organisatiestructuur ontwerpen

1. Eerst omschrijven wat je wilt, dan pas veranderen.
2. Denk eraan: zuivere lijnorganisatie is uit de tijd; belangrijkste kapitaal van bedrijven zijn de mensen.
3. Nadeel van minder duidelijke gezagslijnen moet voor lief genomen worden.

§ 14.5: Informatiestromen

Nadruk in boek ligt op ICT-stroom:

2. Bedenk eerst goed hoe je ICT kunt inzetten
3. Zorg dat vooral werkafspraken elektronisch vastliggen en daardoor door iedereen opvraagbaar zijn

In grotere bedrijven:

4. Aanwezigheid netwerk vereist. Voordelen:

4.1. toepassingen centraal beschikbaar
4.2. gebruikersgroepen met eigen rechten definieerbaar (wachtwoord)
4.3. met speciale communicatieprogrammatuur kan informatiestroom gestuurd worden

5. Er moet (bijvoorbeeld voor de mail) een exchange server aanwezig zijn; dit is een dedicated server die een speciale taak heeft binnen een netwerk van computers.

Het schoonhouden van een dedicated server (of een netwerk in het algemeen) is een van de taken van een systeembeheerder, maar wel in overleg:
1. alles wat read/write staat na bepaalde tijd weggooien, of:
2. opruimen aan ontvanger overlaten.

§ 14.6: Informatielijnen

1. Horizontale lijnen:
1.1. bij mensen die hetzelfde werk doen
1.2. binnen projectgroepen waarvoor men geselecteerd is vanwege specialistische kennis.

2. Verticale lijnen:
2.1. tussen medewerkers van verschillend niveau.

Top-downlijnen: eenrichtingsverkeer van boven naar beneden (ouderwets)

Bottom-up-goals-downlijnen: ervaringen van de werkvloer worden uitgewisseld met management.

Er bestaan ook extern gerichte informatielijnen.

Ieder type lijn vergt eigen eisen aan ICT.

§ 14.7: Informatietechnologie

Redenen om ICT als communicatiemedium te gebruiken (let op: het boek geeft vooral voorbeelden):

Ondersteuning bij communicatie

Zorg dat bericht duidelijk overkomt en dat het "passend" is voor de gelegenheid. Niet alles kan elektronisch.
Kwaliteitsverbetering

Door bijvoorbeeld:
1. standaardisatie van de uitgaande post: weinig kans op fouten en kans op verkeerd begrijpen is gering.
Rendementsverbetering

Door automatisering minder misverstanden, waardoor minder communicatie nodig is: tijdwinst.
Persoonlijke contacten

Door ICT: vermindering persoonlijke contacten.
Kan voordelen hebben (minder tijd verkletst; vermindering zakelijke contacten); kan nadelen hebben (moeilijk een goede sfeer te creëren als alles via ICT gaat).
Procesversnelling
Bijvoorbeeld: via netwerk zijn notulen snel bij deelnemers aan vergadering.
Kostprijsverlaging

Als rendement stijgt, kan kostprijs omlaag.
Aantal werknemers

Kan afnemen bij ICT-gebruik door hogere efficiëntie.
Distributielijnen

Kunnen kort gehouden worden bij ICT-gebruik: zowel bij informatiedistributie, als bij productie en vervoer.

§ 14.8: Uitwisselen

Electronic Data Interchange (EDI)

Afkorting EDI tref je veel aan in vacatures.

EDI = elektronische uitwisseling van gegevens tussen twee of meer organisaties.

Software zorgt voor:

1. bijwerken van administratie van verkopend bedrijf (in boek: apotheek)
2. versturen van e-mail met orders
3. bijwerken van administratie van leverend bedrijf (in boek: centraal magazijn)
4. versturen producten uit orders
5. bevrachtingschema's
6. opstellen transportschema

Punt drie kan weer leiden tot kettingreactie naar fabrikant.

Duidelijk zijn de voordelen: minder opslagruimte nodig, minder productverlies door overschrijden uiterste verkoopdatum, meer aandacht mogelijk voor de kerntaken door uitbesteding taken.

Nadelen: controle op uitbestede taken wordt moeilijker en kan door te laat ingrijpen leiden tot de ondergang.