Organisatie & Personeel

Management & Organisatie
Samenvatting

Organisatie:
Samenwerkingsverband van mensen met een blijvend karakter op het bereiken van meerdere doelen. Één persoon kan nooit een organisatie zijn, moet een samenwerking zijn.

Hoe kan je ze onderscheiden?
• Markt
• Commercieel (doel=winst), niet-commercieel (doel= geen winst).
• Rechtsvorm

Diensten:
• Ontastbaarheid: kan niet aangeraakt worden, geproefd of geprobeerd.
• Onscheidbaarheid: productie en consumptie van diensten vallen meestal samen

• Vergankelijkheid: kunnen niet in voorraad worden gehouden

Commercieel (profitorganisatie/ commerciële ondernemingen): eenmanszaak, VOF, BV, NV
Niet-commerciële organisaties (non-profitorganisaties): stichting en vereniging

Samenwerking binnen organisatie:
• De wijze waarop bijbehorende bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn verdeeld over personen en afdelingen.
• De wijze waarop personen en afdelingen met elkaar in relatie staan voor zover die relaties betrekking hebben op het organisatiedoel.

Interne organisatie: taken, functies, procedures en gedragsregels.
Bevoegdheid: is het recht tot het nemen van beslissingen die voor het uitvoeren van een taak nodig zijn.
Verantwoordelijkheid: morele plicht om een taak naar beste vermogen uit te voeren.

Functieomschrijving:
• Kenmerken van een functie
• Taken die onderdeel van de functie uitmaken
• Bevoegdheden en verantwoordelijkheden die aan de taken vastzitten
• Relaties die moeten worden onderhouden met andere personen, afdelingen en andere instanties buiten de organisatie
Voor goed functioneren is het belangrijk dat de functies duidelijk omschreven zijn.


Werkstructurering:
Door het opdelen van de activiteiten in steeds kleinere handelingen en de automatiseringen word het werk eentonig. Daardoor willen mensen snel weg. Werkstructurering zorgt voor meer afwisseling. Door:
• Taakverruiming (taakverbreding): minder vaak dezelfde taak maar een beetje afwisseling.
• Taakverrijking: niet altijd uitvoeren maar ook plannen en controleren
• Taakroulatie: personeel wisselt onderling van taken.
• Autonome groepen of zelfsturende teams: een groep mensen die een specifieke taak hebben wisselen onderling uit en zo maken ze met zijn allen een eindproduct maar wisselen ze wel vaak van taak.

Lijnorganisatie:
• Opdracht van slechts 1 persoon, aan die persoon alle verantwoordelijkheid.
• Iedere medewerker heeft maar 1 baas en weet wie zijn chef is.
• Zeer overzichtelijk, goed te zien wie welke taken en bevoegdheden heeft.

Lijn- en staforganisatie:
• Werkt hetzelfde als een lijnorganisatie
• Hierbij geen lange communicatielijnen zoals bij een lijnorganisatie
• De leiding heeft minder bevoegdheden en meer ontspanningsbevoegdheden
Bij deze organisatiestructuur blijven de voordelen van een lijnstructuur maar word het belangrijkste nadeel opgeheven, het kenmerkt zich door dat de leidinggevende wordt bijgestaan door deskundige die het tekort aan kennis en vaardigheden van de leider compenseren. Staffunctionaris mag zelf geen beslissingen nemen.


Functionele organisatie:
• Functionele bevoegdheid: alle stafdiensten en hulpdiensten hebben nu zelf bevoegdheden.
• De leidinggevende die in dienst is mag als enige bevelen geven.

Projectorganisatie (matrixorganisatie):
Het is een tijdelijke samenwerking tussen personen van verschillende afdelingen, gericht om een probleem specifiek op te lossen. Er wordt een speciaal orgaan in leven geroepen.

Voordelen:
• Men kan flexibel inspelen op de problemen.
• Managers raken minder snel overbelast.
• Goede mix van speciale kennis

Nadelen:
• Werknemers kunnen van 2 chefs opdracht krijgen.
• Problemen met samenwerken (in een projectgroep zitten vaak mensen van verschillende disciplines met verschillende vaardigheden).

Horizontale taakverdeling:
1. Gelijke soorten werkzaamheden worden bij elkaar gevoegd. Zodat werkzaamheden in 1 functie vallen zoals inkoop of productie. Dit wordt ook wel de F-indeling genoemd.
2. Als werkzaamheden bij bepaalde producten of diensten worden samengevoegd. Zo ontstaat de zogenaamde P-indeling. Voordeel is dat medewerkers sterker betrokken zijn bij het product.

3. Werkzaamheden die dezelfde geografische plaats hebben in een organisatische eenheod. Dit wordt ook wel de G-indeling genoemd. Voordeel is dat men beter kan ingrijpen op nationaal of regionaal niveau. Nadeel is de beperkte opbouw van specialisatiekennis.
4. Werkzaamheden die dezelfde markt hebbe worden bij elkaar gevoegd. De zogenaamde M-indeling. Voordelen: kleinere communicatielijnen die beter kunnen inspelen op specifieke wensen van de markt. Nadeel is dat men minder voordeel kan gebruiken uit de schaalonderdelen.

Management:
Belangrijkste taken van een management zijn: plannen, organiseren, leiden en controleren.

Spanwijdte en omspanningsvermogen:
Spanwijdte: is het aantal onderschikte aan wie direct leiding wordt gegeven.
Omspanningsvermogen: is het aantal directe medewerkers waaraan n chef leiding kan geven.
Dit is afhankelijk van:
• Deskundigheid, ervaring en kwaliteiten van de leider
• Houding en capaciteiten van de medewerkers
• Complexiteit van het werk van de ondernemers
• Aantal niveaus onder de leider (spanwijdte)
In een ideale situatie is er een evenwicht in spanwijdte en omspanningsvermogen.

Platte en steile structuur:
Hoe groter de spanwijdte hoe platter de structuur. Een plattere structuur heeft meer voordelen zoals:
• Relatief minder leidinggevende.

• Betere communicatie tussen top en uitvoerende macht.

Macht:
Leiding geven betekent sturen en beïnvloeden. Macht is het vermogen om invloed uit te oefenen op andere. Je kan de instructie alleen accepteren als:
• Je de instructie begrijpt.
• Je weet dat het niet strijdig is met het ondernemingsdoel.
• Niet strijdig met eigen belang.
• Fysiek en mentaal in staat uit te voeren.

Leiderschapstijlen:
Leider heeft de volgende twee belangrijke functies:
• Functies die te maken hebben met de taken of producties
• Sociale functies die de groep in stand houden
We spreken van de volgende leiderschapsstijlen:
• Taakgerichte stijl: hierbij is uitvoering van de werkzaamheid het belangrijkst
• Werknemersgericht stijl: streven naar het wederzijdes respect, vertrouwen en een prettige omgang met de werknemers
Stijl 1.1 (verschraalde leiderschap): deze manager is alleen met zijn eigen bezig. Geeft niets om zijn werknemers of de doelen.

Stijl 1.9 (country club management): relatiegerichte leiderschap, weinig met productie of efficiency bezig
Stijl 9.1 (taakgericht of autoritair leiderschap): tegenovergestelde van stijl 1.9
Stijl 5.5 (middle of the road management: deze manager verdeelt zijn aandacht.
Stijl 9.9 (integratiegerichte manager): veel aandacht voor het product als voor de werknemers. Hij streeft naar een hoge efficiency.

Management by objectives (MBO):
MBO is een systematische bestuursmethode waarbij er veel en goed overleg is.
Daarbij wordt voldaan aan SMART:
• Specifiek: een goede omschrijving
• Meetbaar: alles word goed beschreven zodat alles achteraf nagegaan kan worden.
• Aanvaardbaar: dat het aanvaardbaar moet zijn voor de uitvoerders
• Realistisch: het moet wel te doen zijn, dus rekening met werknemers houden.
• Tijdsgebonden: duidelijke deadline stellen.

Management by exception:
Als er afwijkingen in de planning ontstaan word deze management uitgevoerd. En zal tot het oude systeem deze worden gevolgd.

Management by walking around:
Manager in de onderneming, vooral kleine ondernemingen, lopen veel rond en bekijken hoe de productie loopt met eigen ogen.


Management by delegation:
Dan worden alle opdrachten door een lagere pensionaris uitgevoerd. De taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van jou worden dus doorgegeven.
• Werknemer moet in staat zijn de opdracht uit te voeren.
• De opdracht.
• Bereidheid.

Motivatietheorieën:
Een gemotiveerd iemand zal sneller een betere prestatie leveren dan een ongemotiveerd iemand.
Een demotivatie kan je zo merken:
• Te laat komen
• Veel ziek
• Onverschillig
• Weinig belangstelling

Theorie X:
Volgens deze theorie hebben mensen een hekel aan werken, zijn ze lui en hebben ze geen ambities, willen instructies krijgen want ze gaan verantwoordelijkheid uit de weg. Daardoor zullen de werknemers veel strenger zijn, ze denken dat je mensen moet dwingen met geld, straf of met promotie/ontslag

Theorie Y:
Dit wordt de mensen van human resources meer geleerd. Werk is volgens hun net zoals ontspanning en rust. Mensen zijn wel creatief en vindingrijk. Met deze theorie zal het management veel sneller kiezen voor delegatie en het overdragen van verantwoordelijkheden.


Behoeftepiramide van Maslow:
Fysiologische behoeften: eten, drinken, kleding, onderdak
Behoefte aan veiligheid en zekerheid: inkomenszekerheid bij ouderdom/ziekte/invaliditeit
Behoeften aan sociaal contact en liefde: vriendschap, genegenheid, ergens bij horen
Behoefte aan waardering: het krijgen van waardering van de ander voor wat jij presteert
Behoefte van zelfverwerkelijking: dat je iets bereikt wat andere of jij erg waardeer
Als er bekend is in welke categorie zit kan de motivatie zo verbeterd worden.
Twee-factorentheorie van Herzberg:
Dissatisfiers ook wel hygiënefactoren genoemd zijn belangrijk voor de afwezigheid van ontevredenheid maar voegen niks bij het tevredenheid van het werk. Dit zijn vooral dingen zoals arbeidsomstandigheden, beloning, arbeidsverhoudingen en kwaliteit van de leiding.

Rechtvaardigheidstheorie:
Doordat een werknemer heel goed presteert wil hij ook meer geld of waardering voor zijn werk anders gaat hij minder presteren omdat hij bijvoorbeeld onderbetaald word.

Personeelsplan:
Dat is een plan dat je opstelt om te kijken hoe veel mensen je nog kan aannemen of je moet ontslaan voor het perfecte aantal werknemers. Dit is meestal een meerjarig plan.


Soort banen:
Vaak wordt er gekeken naar wat voor soort banen er mogelijkheden zijn. Je hebt fulltime banen, of een baan met beperkt aantal uren, een vaste of tijdelijke baan.
Daarna is ontslag alleen mogelijk via het Centrum voor Wet en Inkomen (CWI). Bij flexiebanen wordt een bepaalde werktijd afgesproken. Na 3 tijdelijke contracten moet je een vastwerkcontract krijgen.
Een ander voorbeeld van flexiebanen zijn oproepkrachten. De werkuren zijn wel vastgelegd maar wanneer ze moeten worden uitgevoerd wordt door de werkgever bepaald. Een nul-urencontract is een contact waar, wanneer en hoe lang niet is vastgesteld.

Werving: dat je mensen zoekt voor de vacature die jij hebt openstaan.

Selectie: uit de ontvangen een groepje selecteren waarvan jij denkt dat ze geschikt zijn.

Algemene Wet Gelijke Behandelingen:
Je mag mensen ongeacht hun godsdienst, levensovertuiging, ras, geslacht, politieke gezindheid, geaardheid, burgerlijke stand niet discrimineren. Alleen als het positieve discriminatie is mag het wel zoals: sommige mensen kan je echt een bepaalde functie niet geven.

Arbeidsovereenkomst: afspraak tussen werknemer en werkgever waarin wederzijds de rechten en plichten zijn vastgesteld.


Beloning: loon wordt vaak als beloning op de verrichte arbeid gezien.

Tijdloonstelsel: je krijgt betaald voor het aantal uren dat je werkt.
Stukloonstelsel: loon afhankelijk van prestaties.
Premieloonstelsel: de voordelen van het harder werken worden nu juist beter betaald.

Functioneringsgesprekken: optimaliseren van het functioneren van een werknemer
Beoordelingsgesprekken: een waardering van hoe je afgelopen tijd hebt gepresteerd.

Training en ontwikkeling: door middel van training en wordt de ontwikkeling van je bedrijf beter en gaan je werknemers weer beter presteren.

Loopbaanontwikkeling: de verschillende functies waar jij je in hebt ontwikkeld de afgelopen jaren.

Persoonlijk onwikkelingsplan: dat is een ontwikkelingstraject opgezet door werknemer en werkgever. Hierbij wordt de SMART-formule ook toegepast.


Promotie: je beloont je werknemer, dit stimuleert om nog beter te gaan presteren.
Overplaatsing: dit doe je als je werknemer niet met je kan opschieten of niet goed presteert. Het stimuleert de volgende collega’s ook weer om beter te gaan presteren.

Ontslag:
• Bereiken van pensioensgerechtigde leeftijd
• Volledig arbeidsongeschikt raken
• Overlijden personeelslid
• Bereiken van het einde van het contract
• Opzeggen van arbeidsovereenkomst
• Dringende redenen (ruzie, weigering van bevelen)
• Bedrijfseconomische redenen, minder werk dus minder personeel

Ondernemingsraad: raad die uit werknemers bestaat en hun belangen behartigd

Medezeggenschapsraad:
Iedereen die wat met hem bedrijf heeft mag zijn woordje doen om beslissingen te ondersteunen of niet. Dit zijn de belangrijkste bevoegdheden:
• Instemmingsrecht: recht om ergens mee in te stemmen of niet

• Adviesrecht: recht om advies te geven
• Informatierecht: goede informatie moet worden verstrekt
• Initiatiefrecht: voorstel geven