Hoofdstuk 1
Pr-beleid = contacten tussen de vereniging en de buitenwereld. (public relations).
Hoofdstuk 2
- Stichtingen en verenigingen zijn non-profit organisaties / niet-commerciële organisaties. Zij hebben geen doel om winst te maken, (maar mogen het wel maken en niet uitkeren aan de leden, het moet gebruikt worden om de doelstellingen van de vereniging waar te maken.) Zij houden zich vaak bezig met dienstverlening.
Een dienst is vergelijkbaar met een product, alleen is het niet tastbaar. Het moet wel aansluiten bij de behoeften van de mensen die er gebruik van maken. Hun doel is om een gesteld doel te bereiken en toch binnen de begroting van inkomsten en uitgaven te blijven die vooraf is opgesteld. Een begroting is een overzicht van de verwachtte inkomsten en uitgaven voor een bepaalde periode.
- Een commerciële organisatie heeft wel het doel om winst te maken. Zij moeten een sluitende begroting hebben. Dit is dat de inkomsten en uitgaven aan elkaar gelijk moeten zijn.
- Een vereniging is een rechtsvorm waarin mensen samenwerken om een gemeenschappelijk doel te bereiken. -> mogen geen winstdoel hebben.
De leden hebben het ervoor het zeggen en kiezen een eigen bestuur op de algemene ledenvergadering (belangrijkste orgaan v.d. vereniging). Dit bestuur is er dan voor 3 jaar. Zij hebben de dagelijkse leiding en nemen de beslissingen die nodig zijn om de dagelijkse gang van zaken te regelen. Zij hebben hier geen volledige vrijheid bij. Ze staan onder leiding van de voorzitter.
Elk jaar worden er plannen gemaakt van activiteiten die het bestuur dan op de algemene ledenvergadering moeten laten zien, die 1 x per jaar gehouden wordt, tussendoor kunnen ze nog wel extra gehouden worden. Dit kan door de leden of het bestuur worden bijeengeroepen. De leden kunnen dan de plannen, gemaakt door het bestuur, goed- of afkeuren, of eventueel bijstellen. Hiervoor kunnen de leden vragen stellen. Als die dan beantwoordt zijn, kan de vergadering het beleid van het bestuur goedkeuren. De verantwoording afleggen kan in de vorm van een verslag van de secretaris. Een vast agendapunt is het financieel verslag wat door de penningmeester wordt gemaakt. Dit is bijna niet te controleren, daarom is er een kascommissie. Zij moeten de financiële administratie en het verslag van de penningmeester onderzoeken en beoordelen in opdracht van de algemene ledenvergadering. Bij de volgende vergadering moeten zij het verslag van dat onderzoek uitbrengen. Maar als er fouten zijn gevonden, en er geen goed antwoord op kan gegeven worden door de penningmeester, moeten zij voorstellen om het beleid niet goed te keuren. Dit kan ook gebeuren als de penningmeester fraude pleegt, zoals geld stelen van de vereniging. Dan komt er een commissie die dat moet uitzoeken. Het hangt dan van hun oordeel af of de penningmeester als nog goedkeuring krijgt voor zijn beleid of moet aftreden. Wanneer er sprake is van diefstal kan de penningmeester ook als lid worden geschorst en kan de vereniging aangifte bij de politie doen.
Schematisch overzicht van de functies:
Algemene ledenvergadering
Bestuur
Voorzitter Penningmeester Secretaris
Neemt de leiding. Financieel beleid: Financieel verslag Archiveert
Kascommissie Voorbeelden van verenigingen: De consumentenbond Verdedigt de belangen van de leden(consumenten) en wantoestanden aan de kaak stelt. Ze proberen via juridische procedures via de rechter duidelijkheid te krijgen. Belangengroeperingen Zoals de werkgevers- en werknemersorganisaties, die met elkaar de loononderhandelingen voeren. Maatschappelijke bewegingen op het gebied van milieugroepringen en consumentisme
Organisaties op het gebied van sport en recreatie Verenigingen die zich bezig houden met sportieve/recreatieve activiteiten. De publieke omroepverenigingen op Ned. 1,2,3. Zijn niet winst gericht. RTL. 4, 5,7, en talpa hebben wel een winstdoel -> commerciële zenders. - Een stichting is een rechtsvorm die een sociaal of ideëel doel nastreeft. Ze hebben alleen een bestuur en die de activiteiten moeten uitvoeren, die passen binnen het doel van de stichting. Dit kan vastgelegd worden in een akte die opgemaakt is bij een notaris (notariële akte). Dit kan schriftelijk of mondeling worden gesloten. Schriftelijk kan op 2 manieren: 1. onderhandse akte, geschreven door iemand die de overeenkomst sluit
2. een opgemaakte akte door een notaris laten maken
Een akte is het papier waarop een overeenkomst is opgeschreven. Maar niet alle regeltjes zijn zo belangrijk dat ze daarin opgenomen moeten worden, omdat je die niet even kan veranderen. Daarom hebben ze een huishoudelijk reglement, deze is wel makkelijk aan te passen tijdens de algemene ledenvergadering. Voorbeelden van stichtingen: • De instellingen in de gezondheidszorg. • De liefdadigheidsinstellingen. Streven allemaal een specifiek doel na en proberen via acties geld bijeen te krijgen. Hiervoor willen zij donateurs hebben. dit zijn mensen/organisaties die regelmatig geld geven voor een goed doel. - Iedereen heeft het recht om samen met anderen een vereniging op te richten. Dit is zelfs in de grondwet opgenomen. Er is namelijk niet zoveel voor nodig. Het is al voldoende om een eenvoudige afspraak en een reglement op papier te zetten, wel beperkt. (Rechtsvorm: letterlijke (juridische) regels omtrent de leiding, aansprakelijkheid en eigendom
Rechtspersoon: is een organisatie die zelfstandig rechten en plichten kan hebben; voorbeeld: iemand koopt een auto en sluit een koopovereenkomst af. Deze persoon heeft rechto p een auto, maar verplicht zichzelf of te betalen = natuurlijk rechtspersoon; persoon van vlees en bloed). -> Vereniging met beperkte rechtsbevoegdheid (bezit geen rechtspersoonlijkheid). D.w.z. dat de vereniging niet zelfstandig rechten en plichten kan aangaan. De bestuursleden v.d. vereniging blijven volledig verantwoordelijk voor alles wat namens de vereniging wordt afgesproken en moeten zij zelf de schulden betalen die ze gemaakt hebben. -> Vereniging met volledige rechtsbevoegdheid = rechtspersoonlijkheid (bezit wel rechtspersoonlijkheid); opgesteld d.m.v. notariële akte. Hierdoor is de vereniging wettelijk erkend en kan zij zelfstandig rechten en verplichtingen hebben, bezittingen en schulden en kunnen zij overeenkomsten afsluiten. Als zij schulden krijgen, maar het niet betaald kan worden, is de schuldeiser zijn geld kwijt. Er moet wel voor gezorgd worden dat buitenstaanders zich kunnen laten informeren over de vereniging/stichting en moeten zich daarom wel bij de Kamer van Koophandel inschrijven. Hier moeten zij dan een exemplaar van hun statuten brengen en alle wijzigingen in het bestuur melden. (Statuten zijn belangrijke regels, hier moet instaan: • Het vastleggen van het doel van de vereniging • Afspreken wie er lid kan worden. • Afspraken maken over het van de vereniging en over de manier waarop het bestuur de vereniging gaat leiden. • Ook het aantal bestuursleden en de wijze waarop de verkiezing van het bestuur gaat plaatsvinden, moet goed geregeld zijn). Wat buitenstaanders moeten weten: - Wie er namens de organisatie bevoegd is om handtekeningen te zetten. - Moeten het doel van de organisatie kunnen opzoeken in de statuten. - Organisaties kunnen dezelfde eigenschappen hebben als mensen: • onderhouden van relaties • samenwerken • overeenkomsten sluiten • kunnen eigenaar zijn van gebouwen en voorwerpen • kunnen schulden hebben
Een organisatie heeft een rechtsvorm; d.w.z. dat er op de organisaties een aantal regels van toepassing zijn op het gebied van leiding, eigendom en aansprakelijkheid voor de schulden van de organisatie. - De administratie van een vereniging bestaat o.a. uit: • de ledenlijst; • de statuten en het huishoudelijk reglement; • de notulen (verslagen) van vergaderingen; • de financiële administratie en • het archief. - Secretaris: schrijft en ontvangt de brieven voor de vereniging en verzorgt het archief. Hij/zij is verantwoordelijk voor de administratie, maar niet het financiële dit is v.d. penningmeester. - Penningmeester: zorgt voor de administratie van inkomsten en uitgaven van een vereniging. Veel werk wordt door de leden gedaan zonder vergoeding, maar zonder geld kan een vereniging niet bestaan. 1. hij maakt een begroting aan het begin van het jaar. 2. na afloop van het jaar maakt hij een exploitatierekening ook wel ‘rekening’ genoemd. Dit is een overzicht van de feitelijke inkomsten en uitgaven. Sommige inkomsten en uitgaven vinden pas plaats nadat het verenigingsjaar is afgesloten, daarom maakt men een ‘staat van baten en lasten’. Dit geeft aan welke inkomsten en uitgaven eigenlijk hadden moeten plaatsvinden in het verenigingsjaar. Hoofdstuk 3 - Driejarenplan= een plan voor (de komende) 3 jaar. - Organiseren= het op elkaar afstemmen van alle noodzakelijke activiteiten die nodig zijn om de doelstellingen te bereiken. - Doelstellingen= zijn wensen die men in de toekomst wil realiseren/bereiken. Ze moeten aan de volgende 4 eisen voldoen: • Moeten haalbaar zijn om frustraties te voorkomen; • Moeten duidelijk zijn, want iedereen moet weten wat men nastreeft; • Het moet identificeerbaar zijn, iedereen moet zich betrokken kunnen voelen bij de gestelde doelen, nodig voor de motivatie van de medewerkers; • Ze moeten kwantificeerbaar zijn, in meetbare eenheden uitgedrukt kunnen worden, om te kunnen meten of de gestelde doelen zijn bereikt. - 2 Abstractieniveaus onderscheiden: het algemene geval en het bijzondere geval dat als voorbeeld dient voor het algemene geval. (vb. om te kunnen trainen, moet je kennis hebben van de spelregels). - In het plan van het bestuur is er sprake van doelstellingen op verschillende niveaus, die leiden tot verschillende planningen. • Het 3-jarenplan is een vb. van een lange termijnplanning/strategische planning. -> legt vast wat het uiteindelijke doel is. • Middellange termijnplanning/tactische planning. -> geven aan via welke tussenstappen (dus hoe) de organisatie de strategische doelen wil bereiken. Aan de hand hiervan kan het bestuur beoordelen of de vereniging nog op ‘schema’ zit voor het bereiken van de strategische doelstelling. • Korte termijn planning/operationele planning. In deze planning legt de organisatie vast op welke wijze zij de tactische en strategische doelen wil bereiken. -> vooral gericht op de planning van de uitvoering. - De 3 soorten doelstellingen hangen met elkaar samen doordat de doelstellingen elkaar aanvullen. De realisatie (dus het uitvoeren) van de operationele doelstelling leidt tot realisatie van de tactische doelstelling. Het uitvoeren van de tactische doelstelling leidt op zijn beurt weer tot realisatie van de strategische doelstellingen. - Het verschil tussen de doelstellingen zit in de tijdsperiode waarop de planning betrekking heeft. - Topische zin= de zin die het onderwerp aangeeft van de alinea waarin die staat, de rest van de alinea is dan een toelichting op die ene zin. - Het management wordt gevormd door de mensen samen die de leiding hebben bij de uitvoering van de taken. Wat doen zij: • Zij sturen alle activiteiten aan; • Zij stellen de operationele doelstellingen vast die nodig zijn om de tactische en strategische doelen te realiseren, dit doen zij aan de hand van geplande activiteiten; • zij bouwen een organisatie om deze doelen te bereiken; • Moeten taken en functies vaststellen
Taken zijn gelijksoortige activiteiten. Deze moeten aan mensen toegewezen worden. Hiervoor zijn functies nodig. Dit is een positie die iemand binnen de organisatie heeft. De mensen die in dienst zijn van de vereniging zijn de functionarissen. Zij hebben elk hun eigen functie, waardoor duidelijk is welke persoon welke taken uitvoert. Een manager is een functionaris die de taken van het management uitwerkt.
1e taak van het management = geplande activiteiten op gang brengen.
2e taak van het management = de afstemming van de geplande activiteiten op elkaar; nodig om de doelstellingen te realiseren.
->De taken van het management zijn dus gericht op het:
• op gang brengen van de activiteiten
• het coördineren van de activiteiten. Door de coördinatie wordt er voor gezorgd dat iedereen niet zomaar iets doet wat hem/haar het beste lijkt. Ook houdt het in dat ze ervoor moeten zorgen dat er geen diefstal/fraude plaatsvindt binnen de vereniging.
- Door een organisatie op te zetten, wil een bestuur verschillende functies creëren die van belang zijn om de doelen te bereiken. Elke functie is dus opgebouwd uit een aantal samenhangende hoofdtaken. Die met elkaar een goed team moeten vormen, een synergie-effect moeten realiseren. (Synergie = het totale resultaat van het team meer is dan de som van de individuele kwaliteiten van de functionarissen afzonderlijk).
De hoofdtaken zijn opgedeeld in deeltaken -> delegeren; dit is het overdragen van taken en de bijbehorende bevoegdheden. Delegeren bestaat uit 4 onderdelen:
1 overdragen van taakopdrachten door de leidinggevende functionaris
2 overdragen van de daarbij behorende bevoegdheden door de leiding gevende functionaris
3 het afleggen van verantwoording over de uitvoering van de taakopdracht door de medewerker
4 het controleren van het resultaat door de leidinggevende
Daarom moeten diverse activiteiten op elkaar afgestemd worden, om een goed team te krijgen. Een organogram/organisatieschema is daarom een goed hulpmiddel om snel zicht te krijgen op de organisatie. Het laat snel zien welke positie de verschillende personen binnen de organisatie hebben ten opzichte van elkaar. - Bij een lijnorganisatie is er sprake van een hiërarchische indeling. Vanuit het hoogste niveau vindt er delegatie plaats naar de lagere niveaus in de organisatie. Zij moeten weer verantwoording afleggen aan de hogere niveaus. Er is sprake van eenheid van leiding. D.w.z. dat iedereen binnen de organisatie zijn taakopdrachten krijgt van 1 leidinggevende en dat de betreffende medewerker ook alleen maar verantwoording schuldig is aan die ene leidinggevende. Organogram van lijnorganisatie: Directeur
Administratie Projecten Fondswerving - Bij een lijn-staforganisatie zijn er aan de functies in de ‘lijn’ een paar afdelingen toegevoegd. Zij hebben als functie advies te geven aan de functionaris in de ‘lijn’ aan wie ze toegevoegd zijn. Deze stafafdelingen mogen geen opdrachten aan de medewerkers binnen de organisatie geven. De eenheid van leiding blijft daardoor gehandhaafd. Organogram van een lijn-staforganisatie: Manager
Secretariaat
Sportzaken Promotie Fondswerving Hoofdstuk 4 Het bestuur mag geen geld van de vereniging uitgeven, maar alleen voor zover de algemene ledenvergadering daar toestemming voor gegeven heeft. Om die toestemming te krijgen maken ze voor aanvang van elk verenigingsjaar een begroting van dat jaar. Hierop staan 2 rijtjes: Geschatte inkomsten: belangrijkste zijn: - contributie - subsidies - opbrengst v.d. kantine - opbrengst v. speciale acties - bijdragen v. sponsors - eventueel leningen
Geschatte uitgaven: belangrijk zijn: - huur v. sportveld/zaal - aanschaf accommodatie (kledingruimte/kantine) - administratiekosten - loon v. personeel (bij een grotere vereniging) - aflossing en rente v. leningen - aanschaf v. attributen (ballen, doelen,netten..) - Contributie betalen alle leden en is een vast bedrag per jaar. - Subsidie= geldelijke steun v. bv. de gemeente. Zij vragen geen tegenprestatie, ze hoeven er niets voor terug te krijgen. Soms stellen ze wel voorwaarden, zoals of ze de subsidie wel redelijk willen besteden en achteraf willen laten weten waar het geld aan besteed is. -Ook kunnen ze verdiensten aan de kantine overhouden, aan feestavonden/aan loterijen. - Sponsoring geeft een bedrijf financiële steun aan een niet-commerciële organisatie en vraagt wel een tegenprestatie zoals dat de gesponsorde organisatie bekendheid geeft aan de naam van de sponsor. - Algemene ledenvergadering geeft toestemming om geld uit te geven wanneer de geschatte uitgaven niet groter zijn dan de geschatte inkomsten. (overschot). Als de geschatte inkomsten echter te weinig zijn, zijn er goede argumenten nodig om de leden te overtuigen. En moet het bestuur wel een oplossing vinden voor het begrotingstekort. (spaarpot gevormd/lening aangaan). Bij een lening moet het geld wel weer binnen een paar jaar worden terugbetaald. En moeten zij rente betalen als vergoeding van het lenen van geld. Die rente vormt dan een uitgave op de begroting van volgende jaren. Zodra de begroting sluitend is kan het bestuur de begroting op de algemene vergadering aan de leden voorleggen. Goedkeuring v.d. begroting-> penningmeester krijgt toestemming om de afgesproken uitgaven te doen. - Een post= een regel met een omschrijving en een bedrag. Niet geldig voor de totalen weergaven. Als de totaalbedragen hetzelfde zijn, zijn ze even groot. - De penningmeester is verantwoordelijk voor de financiële administratie. Hij/zij brengt een financieel verslag uit op de Algemene ledenvergadering. De kascommissie wordt aangesteld door de leden om de penningmeester te controleren. Belangrijke vormen v.d. financiële administratie zijn: 1. kasboek: alle inkomsten en uitgaven uit de kas op datum genoteerd
2. giroboek: alle ontvangsten en uitgaven via de giro/bankgiro op datum genoteerd.
3. overzicht v.d. vorderingen en schulden:
Vorderingen = achtergestelde contributie; de dienst is wel geleverd, maar nog niet betaald, schuld aan de vereniging.
Schulden = achtergestelde huur; vb. de coca cola heeft goederen geleverd, vereniging moet nog betalen.
- Als een vereniging niet veel bezittingen heeft, heeft het geen zin om de waarde van de bezittingen vast te leggen. De administratie is hiervan vaak gebrekkig, zodat diefstal/slecht beheer niet direct opgemerkt wordt. Daarom kan de penningmeester de bezittingen maar beter opnemen in de financiële administratie.
- Een saldo is een tekort/overschot in een begroting.
Tekort-> contributieverhoging, leden niet mee eens -> bezuinigen, zodat de posten v.d. uitgaven omlaag kunnen.
Inkomsten < uitgaven, komt het tekort bij de inkomsten te staan. Zo laat de begroting meteen zien welk bedrag aan extra inkomsten nodig is om alle uitgaven te kunnen betalen.
Uitgaven < inkomsten, komt het tekort bij de uitgaven te staan. Zo laat de begroting zien welk bedrag er nog beschikbaar is. Klein bedrag als ‘diversen’ opgenomen. Zo heeft het bestuur in loop der jaren wat ruimte voor extra uitgaven.
- Scontrovorm: vorm waarbij 2 groepen posten op hetzelfde totaalbedrag uitkomen.
Inkomsten:
Contributie € 6000
Tekort € 1000
Totale inkomsten: € 7000
Uitgaven: Huur € 7000
Totale uitgaven: € 7000 - Staffelvorm: vorm waarbij de posten onder elkaar komen. Inkomsten: Contributie € 6000
Uitgaven: Huur € 7000
Tekort (saldo) € 1000 - De penningmeester houdt tijdens het lopende verenigingsjaar een administratie bij v.d. inkomsten en uitgaven die werkelijk optreden. Na afloop van het boekjaar stelt hij de rekening v.d. werkelijke inkomsten en uitgaven op = exploitatierekening. Bij de lendenvergadering staat ook de begroting v.h. komende jaar op de agenda. Deze is te vergelijken met de rekening v.h. afgelopen jaar. Het is daarom gebruikelijk dat de leden v.h. bestuur een overzicht krijgen met 3 kolommen: • De begroting v.h. afgelopen jaar; • De rekening v. inkomsten en uitgaven in het afgelopen jaar; • De begroting voor het komende jaar. Een begroting met een voordelig of nadelig saldo is ook goed mogelijk. Maar als de begroting een overschot geeft, bestaat de kans dat de leden slordig worden met het uitgeven van het geld van de vereniging. Dit is niet de bedoeling. Als de begroting een tekort laat zien, kan dit een goed argument zijn om de contributie te verhogen. Hoofdstuk 5 - Balans = overzicht waarin de bezittingen (Debet, links), schulden en eigen vermogen (Credit, rechts) staan. Een balans is altijd in evenwicht en bijna altijd in scontrovorm. De balans geeft een aanwijzing over de gezondheid van de organisatie. De activa en passiva worden verdeeld in een aantal balansposten. Om het na te rekenen: • Eigen vermogen = bezittingen – schulden(ook wel vreemd vermogen) • Bezittingen = eigen vermogen + schulden. Het eigen vermogen is een reserve die de vereniging in de afgelopen jaren heeft opgebouwd doordat de bezittingen groter zijn dan de schulden in bedragen. Het geeft het bedrag aan waar de vereniging over beschikken kan als alle schulden zijn afbetaald. Het is altijd aanwezig. Ook door dit bedrag op de balans op te nemen, worden de totalen van de beide rijen aan elkaar gelijk gemaakt. - De penningmeester kan de totaal uitgaven van een jaar beïnvloeden, door enkele betalingen door te schuiven naar het volgende jaar. Dit kan alleen als truc gebruikt worden, wanneer de uitgaven groter zijn dan de inkomsten en de penningmeester dan wil voorkomen om een tekort te moeten opnemen in zijn jaarrekening. Een deel van de uitgaven komt dan in het volgende jaar terecht, zo lijkt de verhouding tussen inkomsten en uitgaven wat gunstiger. - Lasten zijn uitgaven die gedaan moeten worden. Baten zijn de inkomsten die nog ontvangen moeten worden. Een overzicht met baten en lasten is informatiever dan een overzicht met alle inkomsten en uitgaven. Daar gaat het om de bedragen die in het lopende verenigingsjaar zijn geboekt. De reserves zijn te zien in een balans. Een balans is een momentopname, dus altijd het tijdstip vermelden. Een balanspost = bedrag + omschrijving. Voorbeeld van een balans: Balans van ‘ Bal op het dak ’ Debet/activa Per. 1 jan. 2003 Credit/Passiva
Bezittingen: Materiaal € 750 Eigen vermogen € 8750
Bank € 2000 Nog te betalen huur € 500
Kas € 1000
Te vorderen € 500
sponsorgeld Totaal: € 4250 € 4250
Bestuur
Neemt de leiding. Financieel beleid: Financieel verslag Archiveert
Kascommissie Voorbeelden van verenigingen: De consumentenbond Verdedigt de belangen van de leden(consumenten) en wantoestanden aan de kaak stelt. Ze proberen via juridische procedures via de rechter duidelijkheid te krijgen. Belangengroeperingen Zoals de werkgevers- en werknemersorganisaties, die met elkaar de loononderhandelingen voeren. Maatschappelijke bewegingen op het gebied van milieugroepringen en consumentisme
Organisaties op het gebied van sport en recreatie Verenigingen die zich bezig houden met sportieve/recreatieve activiteiten. De publieke omroepverenigingen op Ned. 1,2,3. Zijn niet winst gericht. RTL. 4, 5,7, en talpa hebben wel een winstdoel -> commerciële zenders. - Een stichting is een rechtsvorm die een sociaal of ideëel doel nastreeft. Ze hebben alleen een bestuur en die de activiteiten moeten uitvoeren, die passen binnen het doel van de stichting. Dit kan vastgelegd worden in een akte die opgemaakt is bij een notaris (notariële akte). Dit kan schriftelijk of mondeling worden gesloten. Schriftelijk kan op 2 manieren: 1. onderhandse akte, geschreven door iemand die de overeenkomst sluit
2. een opgemaakte akte door een notaris laten maken
Een akte is het papier waarop een overeenkomst is opgeschreven. Maar niet alle regeltjes zijn zo belangrijk dat ze daarin opgenomen moeten worden, omdat je die niet even kan veranderen. Daarom hebben ze een huishoudelijk reglement, deze is wel makkelijk aan te passen tijdens de algemene ledenvergadering. Voorbeelden van stichtingen: • De instellingen in de gezondheidszorg. • De liefdadigheidsinstellingen. Streven allemaal een specifiek doel na en proberen via acties geld bijeen te krijgen. Hiervoor willen zij donateurs hebben. dit zijn mensen/organisaties die regelmatig geld geven voor een goed doel. - Iedereen heeft het recht om samen met anderen een vereniging op te richten. Dit is zelfs in de grondwet opgenomen. Er is namelijk niet zoveel voor nodig. Het is al voldoende om een eenvoudige afspraak en een reglement op papier te zetten, wel beperkt. (Rechtsvorm: letterlijke (juridische) regels omtrent de leiding, aansprakelijkheid en eigendom
Rechtspersoon: is een organisatie die zelfstandig rechten en plichten kan hebben; voorbeeld: iemand koopt een auto en sluit een koopovereenkomst af. Deze persoon heeft rechto p een auto, maar verplicht zichzelf of te betalen = natuurlijk rechtspersoon; persoon van vlees en bloed). -> Vereniging met beperkte rechtsbevoegdheid (bezit geen rechtspersoonlijkheid). D.w.z. dat de vereniging niet zelfstandig rechten en plichten kan aangaan. De bestuursleden v.d. vereniging blijven volledig verantwoordelijk voor alles wat namens de vereniging wordt afgesproken en moeten zij zelf de schulden betalen die ze gemaakt hebben. -> Vereniging met volledige rechtsbevoegdheid = rechtspersoonlijkheid (bezit wel rechtspersoonlijkheid); opgesteld d.m.v. notariële akte. Hierdoor is de vereniging wettelijk erkend en kan zij zelfstandig rechten en verplichtingen hebben, bezittingen en schulden en kunnen zij overeenkomsten afsluiten. Als zij schulden krijgen, maar het niet betaald kan worden, is de schuldeiser zijn geld kwijt. Er moet wel voor gezorgd worden dat buitenstaanders zich kunnen laten informeren over de vereniging/stichting en moeten zich daarom wel bij de Kamer van Koophandel inschrijven. Hier moeten zij dan een exemplaar van hun statuten brengen en alle wijzigingen in het bestuur melden. (Statuten zijn belangrijke regels, hier moet instaan: • Het vastleggen van het doel van de vereniging • Afspreken wie er lid kan worden. • Afspraken maken over het van de vereniging en over de manier waarop het bestuur de vereniging gaat leiden. • Ook het aantal bestuursleden en de wijze waarop de verkiezing van het bestuur gaat plaatsvinden, moet goed geregeld zijn). Wat buitenstaanders moeten weten: - Wie er namens de organisatie bevoegd is om handtekeningen te zetten. - Moeten het doel van de organisatie kunnen opzoeken in de statuten. - Organisaties kunnen dezelfde eigenschappen hebben als mensen: • onderhouden van relaties • samenwerken • overeenkomsten sluiten • kunnen eigenaar zijn van gebouwen en voorwerpen • kunnen schulden hebben
Een organisatie heeft een rechtsvorm; d.w.z. dat er op de organisaties een aantal regels van toepassing zijn op het gebied van leiding, eigendom en aansprakelijkheid voor de schulden van de organisatie. - De administratie van een vereniging bestaat o.a. uit: • de ledenlijst; • de statuten en het huishoudelijk reglement; • de notulen (verslagen) van vergaderingen; • de financiële administratie en • het archief. - Secretaris: schrijft en ontvangt de brieven voor de vereniging en verzorgt het archief. Hij/zij is verantwoordelijk voor de administratie, maar niet het financiële dit is v.d. penningmeester. - Penningmeester: zorgt voor de administratie van inkomsten en uitgaven van een vereniging. Veel werk wordt door de leden gedaan zonder vergoeding, maar zonder geld kan een vereniging niet bestaan. 1. hij maakt een begroting aan het begin van het jaar. 2. na afloop van het jaar maakt hij een exploitatierekening ook wel ‘rekening’ genoemd. Dit is een overzicht van de feitelijke inkomsten en uitgaven. Sommige inkomsten en uitgaven vinden pas plaats nadat het verenigingsjaar is afgesloten, daarom maakt men een ‘staat van baten en lasten’. Dit geeft aan welke inkomsten en uitgaven eigenlijk hadden moeten plaatsvinden in het verenigingsjaar. Hoofdstuk 3 - Driejarenplan= een plan voor (de komende) 3 jaar. - Organiseren= het op elkaar afstemmen van alle noodzakelijke activiteiten die nodig zijn om de doelstellingen te bereiken. - Doelstellingen= zijn wensen die men in de toekomst wil realiseren/bereiken. Ze moeten aan de volgende 4 eisen voldoen: • Moeten haalbaar zijn om frustraties te voorkomen; • Moeten duidelijk zijn, want iedereen moet weten wat men nastreeft; • Het moet identificeerbaar zijn, iedereen moet zich betrokken kunnen voelen bij de gestelde doelen, nodig voor de motivatie van de medewerkers; • Ze moeten kwantificeerbaar zijn, in meetbare eenheden uitgedrukt kunnen worden, om te kunnen meten of de gestelde doelen zijn bereikt. - 2 Abstractieniveaus onderscheiden: het algemene geval en het bijzondere geval dat als voorbeeld dient voor het algemene geval. (vb. om te kunnen trainen, moet je kennis hebben van de spelregels). - In het plan van het bestuur is er sprake van doelstellingen op verschillende niveaus, die leiden tot verschillende planningen. • Het 3-jarenplan is een vb. van een lange termijnplanning/strategische planning. -> legt vast wat het uiteindelijke doel is. • Middellange termijnplanning/tactische planning. -> geven aan via welke tussenstappen (dus hoe) de organisatie de strategische doelen wil bereiken. Aan de hand hiervan kan het bestuur beoordelen of de vereniging nog op ‘schema’ zit voor het bereiken van de strategische doelstelling. • Korte termijn planning/operationele planning. In deze planning legt de organisatie vast op welke wijze zij de tactische en strategische doelen wil bereiken. -> vooral gericht op de planning van de uitvoering. - De 3 soorten doelstellingen hangen met elkaar samen doordat de doelstellingen elkaar aanvullen. De realisatie (dus het uitvoeren) van de operationele doelstelling leidt tot realisatie van de tactische doelstelling. Het uitvoeren van de tactische doelstelling leidt op zijn beurt weer tot realisatie van de strategische doelstellingen. - Het verschil tussen de doelstellingen zit in de tijdsperiode waarop de planning betrekking heeft. - Topische zin= de zin die het onderwerp aangeeft van de alinea waarin die staat, de rest van de alinea is dan een toelichting op die ene zin. - Het management wordt gevormd door de mensen samen die de leiding hebben bij de uitvoering van de taken. Wat doen zij: • Zij sturen alle activiteiten aan; • Zij stellen de operationele doelstellingen vast die nodig zijn om de tactische en strategische doelen te realiseren, dit doen zij aan de hand van geplande activiteiten; • zij bouwen een organisatie om deze doelen te bereiken; • Moeten taken en functies vaststellen
2 overdragen van de daarbij behorende bevoegdheden door de leiding gevende functionaris
3 het afleggen van verantwoording over de uitvoering van de taakopdracht door de medewerker
4 het controleren van het resultaat door de leidinggevende
Daarom moeten diverse activiteiten op elkaar afgestemd worden, om een goed team te krijgen. Een organogram/organisatieschema is daarom een goed hulpmiddel om snel zicht te krijgen op de organisatie. Het laat snel zien welke positie de verschillende personen binnen de organisatie hebben ten opzichte van elkaar. - Bij een lijnorganisatie is er sprake van een hiërarchische indeling. Vanuit het hoogste niveau vindt er delegatie plaats naar de lagere niveaus in de organisatie. Zij moeten weer verantwoording afleggen aan de hogere niveaus. Er is sprake van eenheid van leiding. D.w.z. dat iedereen binnen de organisatie zijn taakopdrachten krijgt van 1 leidinggevende en dat de betreffende medewerker ook alleen maar verantwoording schuldig is aan die ene leidinggevende. Organogram van lijnorganisatie: Directeur
Administratie Projecten Fondswerving - Bij een lijn-staforganisatie zijn er aan de functies in de ‘lijn’ een paar afdelingen toegevoegd. Zij hebben als functie advies te geven aan de functionaris in de ‘lijn’ aan wie ze toegevoegd zijn. Deze stafafdelingen mogen geen opdrachten aan de medewerkers binnen de organisatie geven. De eenheid van leiding blijft daardoor gehandhaafd. Organogram van een lijn-staforganisatie: Manager
Secretariaat
Sportzaken Promotie Fondswerving Hoofdstuk 4 Het bestuur mag geen geld van de vereniging uitgeven, maar alleen voor zover de algemene ledenvergadering daar toestemming voor gegeven heeft. Om die toestemming te krijgen maken ze voor aanvang van elk verenigingsjaar een begroting van dat jaar. Hierop staan 2 rijtjes: Geschatte inkomsten: belangrijkste zijn: - contributie - subsidies - opbrengst v.d. kantine - opbrengst v. speciale acties - bijdragen v. sponsors - eventueel leningen
Geschatte uitgaven: belangrijk zijn: - huur v. sportveld/zaal - aanschaf accommodatie (kledingruimte/kantine) - administratiekosten - loon v. personeel (bij een grotere vereniging) - aflossing en rente v. leningen - aanschaf v. attributen (ballen, doelen,netten..) - Contributie betalen alle leden en is een vast bedrag per jaar. - Subsidie= geldelijke steun v. bv. de gemeente. Zij vragen geen tegenprestatie, ze hoeven er niets voor terug te krijgen. Soms stellen ze wel voorwaarden, zoals of ze de subsidie wel redelijk willen besteden en achteraf willen laten weten waar het geld aan besteed is. -Ook kunnen ze verdiensten aan de kantine overhouden, aan feestavonden/aan loterijen. - Sponsoring geeft een bedrijf financiële steun aan een niet-commerciële organisatie en vraagt wel een tegenprestatie zoals dat de gesponsorde organisatie bekendheid geeft aan de naam van de sponsor. - Algemene ledenvergadering geeft toestemming om geld uit te geven wanneer de geschatte uitgaven niet groter zijn dan de geschatte inkomsten. (overschot). Als de geschatte inkomsten echter te weinig zijn, zijn er goede argumenten nodig om de leden te overtuigen. En moet het bestuur wel een oplossing vinden voor het begrotingstekort. (spaarpot gevormd/lening aangaan). Bij een lening moet het geld wel weer binnen een paar jaar worden terugbetaald. En moeten zij rente betalen als vergoeding van het lenen van geld. Die rente vormt dan een uitgave op de begroting van volgende jaren. Zodra de begroting sluitend is kan het bestuur de begroting op de algemene vergadering aan de leden voorleggen. Goedkeuring v.d. begroting-> penningmeester krijgt toestemming om de afgesproken uitgaven te doen. - Een post= een regel met een omschrijving en een bedrag. Niet geldig voor de totalen weergaven. Als de totaalbedragen hetzelfde zijn, zijn ze even groot. - De penningmeester is verantwoordelijk voor de financiële administratie. Hij/zij brengt een financieel verslag uit op de Algemene ledenvergadering. De kascommissie wordt aangesteld door de leden om de penningmeester te controleren. Belangrijke vormen v.d. financiële administratie zijn: 1. kasboek: alle inkomsten en uitgaven uit de kas op datum genoteerd
Tekort € 1000
Totale inkomsten: € 7000
Uitgaven: Huur € 7000
Totale uitgaven: € 7000 - Staffelvorm: vorm waarbij de posten onder elkaar komen. Inkomsten: Contributie € 6000
Uitgaven: Huur € 7000
Tekort (saldo) € 1000 - De penningmeester houdt tijdens het lopende verenigingsjaar een administratie bij v.d. inkomsten en uitgaven die werkelijk optreden. Na afloop van het boekjaar stelt hij de rekening v.d. werkelijke inkomsten en uitgaven op = exploitatierekening. Bij de lendenvergadering staat ook de begroting v.h. komende jaar op de agenda. Deze is te vergelijken met de rekening v.h. afgelopen jaar. Het is daarom gebruikelijk dat de leden v.h. bestuur een overzicht krijgen met 3 kolommen: • De begroting v.h. afgelopen jaar; • De rekening v. inkomsten en uitgaven in het afgelopen jaar; • De begroting voor het komende jaar. Een begroting met een voordelig of nadelig saldo is ook goed mogelijk. Maar als de begroting een overschot geeft, bestaat de kans dat de leden slordig worden met het uitgeven van het geld van de vereniging. Dit is niet de bedoeling. Als de begroting een tekort laat zien, kan dit een goed argument zijn om de contributie te verhogen. Hoofdstuk 5 - Balans = overzicht waarin de bezittingen (Debet, links), schulden en eigen vermogen (Credit, rechts) staan. Een balans is altijd in evenwicht en bijna altijd in scontrovorm. De balans geeft een aanwijzing over de gezondheid van de organisatie. De activa en passiva worden verdeeld in een aantal balansposten. Om het na te rekenen: • Eigen vermogen = bezittingen – schulden(ook wel vreemd vermogen) • Bezittingen = eigen vermogen + schulden. Het eigen vermogen is een reserve die de vereniging in de afgelopen jaren heeft opgebouwd doordat de bezittingen groter zijn dan de schulden in bedragen. Het geeft het bedrag aan waar de vereniging over beschikken kan als alle schulden zijn afbetaald. Het is altijd aanwezig. Ook door dit bedrag op de balans op te nemen, worden de totalen van de beide rijen aan elkaar gelijk gemaakt. - De penningmeester kan de totaal uitgaven van een jaar beïnvloeden, door enkele betalingen door te schuiven naar het volgende jaar. Dit kan alleen als truc gebruikt worden, wanneer de uitgaven groter zijn dan de inkomsten en de penningmeester dan wil voorkomen om een tekort te moeten opnemen in zijn jaarrekening. Een deel van de uitgaven komt dan in het volgende jaar terecht, zo lijkt de verhouding tussen inkomsten en uitgaven wat gunstiger. - Lasten zijn uitgaven die gedaan moeten worden. Baten zijn de inkomsten die nog ontvangen moeten worden. Een overzicht met baten en lasten is informatiever dan een overzicht met alle inkomsten en uitgaven. Daar gaat het om de bedragen die in het lopende verenigingsjaar zijn geboekt. De reserves zijn te zien in een balans. Een balans is een momentopname, dus altijd het tijdstip vermelden. Een balanspost = bedrag + omschrijving. Voorbeeld van een balans: Balans van ‘ Bal op het dak ’ Debet/activa Per. 1 jan. 2003 Credit/Passiva
Bezittingen: Materiaal € 750 Eigen vermogen € 8750
Kas € 1000
Te vorderen € 500
sponsorgeld Totaal: € 4250 € 4250
REACTIES
:name
:name
:comment
1 seconde geleden