Hoofdstuk 1

Hoofdstuk 1 De binnenkant van een organisatie 1.1 Organisaties Organisaties hebben een aantal kenmerken: 1. een doel
2. een plan
3. middelen (grond, geld, gebouwen) 4. mensen
5. leiding (of management) Een organisatie is een geordende groep mensen die met behulp van bepaalde middelen samen werkt om vooraf geplande doelen te bereiken. Doel van een organisatie
Doelen van organisaties verschillen. Een school wil bijvoorbeeld leerlingen opleiden en een fabriek winst maken. Een organisatie maakt winst als haar totale geldelijke opbrengsten groter zijn dan haar totale in geld uitgedrukte kosten. De winst is het inkomen voor de ondernemers achter commerciële(profit) organisaties. Niet-commerciële(non-profit) organisaties (scholen, artsen zonder grenzen) streven niet naar winst. Hun doel is vaak ideëel. Plan ve organisatie
Organisaties voeren hun activiteiten uit op basis van een plan. Bijvoorbeeld voor het bouwen van het ziekenhuis heb je een plan nodig. Middelen voor een organisatie

Middelen om een doel te bereiken zijn: grond, gebouwen, vervoermiddelen, computers, grond- en hulpstoffen. Mensen in een organisatie
Mensen zijn nodig om plannen met behulp van de middelen te realiseren. Mensen bedenken de activiteiten, starten de processen, bewaken en besturen ze. Leiding van een organisatie
Elke organisatie heeft behoefte aan leiding of management. In grote is dat anders geregeld als in kleine maar elke organisatie heeft iemand nodig om het bedrijf te sturen. 1.2 Managementtaken Als manager moet je de volgende taken vervullen: 1. plannen
2. organiseren
3. leidinggeven
4. controleren
Plannen
De manager moet vooraf doelen en acties bepalen. Plannen is het formuleren van in de toekomst te realiseren doelen en het vaststellen van de daarvoor noodzakelijke activiteiten. De manager kan alleen plannen als hij een visie heeft. Hij moet in de gaten houden wat er in de omgeving gebeurt (politieke en technische ontwikkelingen, concurrentieverhoudingen, economische conjunctuur). - Organiseren is het regelen en verdelen van taken, bevoegdheden en middelen over de leden van de organisatie. - Leidinggeven is het sturen, beïnvloeden en motiveren van medewerkers. - Controleren. De manager moet bewaken dat de organisatie de gestelde doelen op de voorgeschreven manier bereikt. 1.3 Plannen Planning volstrekt zich in een organisatie op verschillende niveaus. De theorievorming rondom organiseren vindt zijn wortels in het oorlogsbedrijf. Kijk naar de Romeinen. Een leger dat ten strijde trekt, moet een strategie en een tactiek hebben. Dat geldt ook voor organisaties. Een strategische vraag kan bijvoorbeeld zijn: afzetmarkten alleen in Europa of ook in andere werelddelen. Het topmanagement houdt zich ermee bezig. Deze plannen kunnen wel 5, 10 jaar of nog langer duren. - Strategische plannen worden ontwikkeld door het topmanagement en beschrijven de algehele doelen van de organisatie. Een tactische vraag zou kunnen zijn als je nieuwe afzetgebieden verovert, geheel nieuwe gebouwen maken of andere bestaande ondernemingen daar opkopen. - Tactische plannen betreffen de concrete activiteiten die moeten leiden tot het strategische doel. Het midden- en topmanagement bemoeit zich hiermee. Als laatste heb je de operationele plannen. Dit is het concrete, uitvoerende niveau. Het gaat da n om reclamecampagnes en personeel werven enz. - Operationele planning hebben betrekking op de uitvoering van de voorgenomen activiteiten. Het midden- en het lagere management bemoeit zich ermee. Planning kunnen we ook nog anders onderscheiden, en wel in tijdhorizon: 1. Kortetermijnplannen: niet langer dan ongeveer 1 jaar. 2. Middellangetermijnplannen: tussen de 1 en 3 à 5 jaar. 3. Langetermijnplannen: tussen de 3 à 5 en de 15 à 20 jaar.
1.4 Begroten - Een begroting is een overzicht van de verwachte financiële gevolgen van een plan. In een sluitende begroting zijn de kosten gedekt door de opbrengsten. 1.5 Organiseren Een organisatie moet doelgericht functioneren en de diverse activiteiten moeten op elkaar afgestemd zijn(coördinatie). Maar bij een grote organisatie heb je het probleem dat een persoon maar aan een bepaald aantal mensen leiding kan geven. De oplossing hiervoor is ontleend aan het leger: invoering van een hiërarchie. De generaal geeft leiding aan kolonels, die aan oversten en die weer aan kolonels. Dit is een lijnorganisatie. gene raal kolo nel over sten maj oor
Lijnorganisatie leger school bestuur rec tor conrec toren vaksectie leiders doce nten
Lijnorganistie scholengemeenschap
Dit soort schema’s noemen we organogrammen. Het filiaalbedrijf van Jan Havermans kent ook een lijn: directeur, adjunct-directeur, filiaalchefs. Deze chefs hebben weer de leiding over hun verkooppersoneel. De onderneming is groot genoeg om enkele gespecialiseerde stafdiensten te hebben: personeelszaken, financiële zaken, bouwzaken, marketing en promotie. - Stafdiensten dienen ter ondersteuning van de feitelijke kernactiviteiten van de organisatie. Sommige stafdiensten zijn voor advies. Bijvoorbeeld juridische zaken. Andere meer uitvoerend. Zoals financiële zaken. direc teur Adj. dir. marke ting Persooza neelsken bouw zaken Financie ële zakn Filiaal A Filiaal B fili aalC Filiaal D Filiaal E
Lijn-staforganisatie
Door de stafdiensten is het geen zuiveren lijnorganisatie meer. De variant op de lijnorganisatie is de functionele organisatiestructuur. Deze komen we tegen in relatief kleine industriële ondernemingen. Je hebt dan het totale pakket aan opeenvolgende activiteiten opgesplitst en ondergebracht in afzonderlijke afdelingen. Bijvoorbeeld: inkoop, productie, verkoop. direc teur Chef inkoop Chef prod. Chef verkoop
Functionele organisatie
1.6 Projectorganisatie - Projecten zijn opgebouwd uit diverse activiteiten, die uitgevoerd worden door verschillende afdelingen of specialisten en die uiteindelijk moeten leiden tot een uiteindelijk omschreven resultaat. Kenmerken van de projectorganisatie zijn: 1. Het geheel van bij elkaar behorende activiteiten, waarbij diverse personen met verschillende deskundigheden betrokken zijn. 2. Het totaal aan activiteiten moet op een concreet omschreven einddoel gericht zijn. 3. De totale doorlooptijd moet in tijd begrenst zijn. 1.7 Controle Controleren is de logische sluittaak van alle managementtaken: 1. Je hebt een doel als leidinggevende. 2. Daarvoor maak je een plan. 3. Je organiseert mensen en middelen om het plan uit te voeren. 4. Ten slotte controleer je of de uitvoering van het plan tot het gewenste doel heeft geleid. De zorgen van een ondernemer betreffen twee zaken: 1. Zijn eigendommen moeten goed beschermt zijn. 2. Hij moet informatie hebben over de gang van zaken in zijn bedrijf. De totale set aan maatregelen die op terrein van controle worden genomen vormen samen het stelsel van administratieve organisatie en interne controle (AO/IC). Een belangrijke regel is de functiescheiding. Functiescheiding
Dit is gericht op de bescherming van de eigendommen van een bedrijf. Als er in een bedrijf maar één persoon is aangewezen om alle taken te vervullen is het voor hem makkelijk om fraude te plegen. Aan het begin van alle functiescheiding staat een goede administratie. Alles moet worden geregistreerd. Zo kun je nog een magazijnbediende hebben die alle ontvangsten en uitleveringen registreert. Een monteur moet bij elke registratie een werkbon invullen. Gewerkte uren kunnen met een prikklok geregistreerd worden. Wat onderdelen betreft, moet de ondernemer eenvoudige verbandscontroles toepassen: - beginvoorraad + ontvangsten – afgiften = eindvoorraad
In het ideale geval kun je de volgende functies scheiden: 1. Beschikken of beslissen: bijvoorbeeld een gespecialiseerde inkoopafdeling. 2. Bewaren: bijvoorbeeld een magazijnmeester of kassier. 3. Uitvoeren: bijvoorbeeld de productiechef. 4. Registreren: bijvoorbeeld door financiële administratie
5. Controleren: meestal namens de leiding. Vertrouwen is goed; controle is beter. Het opstellen van regels is meestal niet voldoende. Er is controle nodig. Daar zijn verschillende vormen van noodzakelijk. - Interne controle is elke vorm van controle die wordt uitgevoerd door of namens de leiding ve organisatie. - In een klein bedrijf is oogcontrole vaak al genoeg. - Sociale controle is dat medewerkers elkaar controleren en aanspreken op onjuist gedrag. - In grotere organisaties is de interne accountantsdienst steeds bezig om alle bedrijfsprocessen en de daarbij behorende administraties te controleren. - Bij grote organisaties is wettelijk bepaald dat een externe accountantskantoor een accountantscontrole laten uitvoeren op de financiële administratie. Dit is voor belanghebbenden: werknemers, schuldeisers, banken enz. - Een verdere belangrijke controlerende instantie is de belastingdienst. Zij hebben het recht zelfstandig controles uit te voeren.