Hoofdstuk 15

Hoofdstuk 15 Planning van activiteiten bij Niet-commerciële organisaties. Voor niet-commerciële organisaties is het belangrijk hoe de marketing, logistiek, organisatiestructuur, personeelsbeleid eruit kunnen zien. Vier soorten organisaties: - producten of diensten op de markt afzetten tegen kostprijs (ziekenhuis) - diensten verlenen, met gedeeltelijke overheid subsidies (scholen, sportverenigingen) - middelen betrekken van charitatieve giften (rode kruis, hartstichting) - overheid bestuurlijke orgaan, rijk provincies gemeenten. 15.1 marketing Stakeholders: betrokkenen bij een doel van organisatie, de belanghebbenden. Marktpositie: grootte van het ledental of vermogen waarmee niet-commerciële organisatie haar doel probeert te realiseren. Marktleider: grootste partij in de markt, grote macht. Marketing: doelgericht inspelen op de wensen van de mogelijke belanghebbenden op een manier die voor de organisatie het meest voordelig is. Doelgericht: alle activiteiten volgen planning uitvoeren zodat organisatie doel bereiken kan. In de marketing zijn belanghebbenden alle betrokkenen. Men is niet alleen gericht op afnemers, ook op financiers. Wensen voor iedere belanghebbende anders. Commercieel voordelig: betrekking op winstniveau of aantal verkocht. Niet-commercieel voordelig: binnen begroting doel bereiken. Om doel te bereiken een marketingplan met marketinginstrumenten. - Product: dienst die wordt verleend (sportwedstrijd, hulp aan kinderen derde wereld) - Prijs: niet hoger dan kostprijs, soms onder kostprijs, klanten niet afschrikken, drempel om gebruik in te dammen. - Promotie (communicatie): warm maken stakeholders, vooral donateurs. - Plaats (distributie): bereiken van doelgroepen in binnenland en soms buitenland. Marketing: Donateurs: mensen die regelmatig een vast bedrag overmaken. Niet-commerciële organisaties hebben twee doelgroepen. - Afnemersdoelgroep: behoefte aan hulp hebben voordat fonds kan ondersteunen, ze moeten geholpen willen worden. - Donordoelgroep: verstrekken financiële middelen, de donateurs. Actiegroep: kleine groepjes mensen die een beperkt en concreet doel hebben. Geen rechtspersoonlijkheid, soms richten ze stichting op voor subsidies aanvragen. Publiciteit een grote rol, informeren over activiteit en doel, doelgroep is grote publiek. Cultuur: kunst en normen en waarden van een groep mens. Niet-commerciële organisaties zijn ook omroepverenigingen, houden rekening met belangen groep, ledenvergaderingen. Omgevingsfactoren: invloeden van buitenaf die een negatieve werking kunnen hebben op het beleid. Bijvoorbeeld geluidsoverlast beperken (inkomen van feestjes minder), subsidie minder door bezuiniging, milieugroeperingen. Voor inzicht in wensen doelgroep en invloeden omgevingsfactoren een marktonderzoek. Marktonderzoek: manier om inzicht te krijgen in de markt door het systematisch opsporen en analyseren van wenen en vervolgens het bieden van producten om aan die wensen tegemoet te komen. Effectiviteit marketingmix meten. Marktgericht: als het in staat is een goed evenwicht te vinden tussen wensen van de belanghebbenden, inzet marketinginstrumenten en invloed omgevingsfactoren.
15.2 Sociale marketing. In de marketing moet product naast welvaart ook lichamelijke en geestelijke gezondheid verhogen. Welvaart: hoeveelheid goederen die mensen kunnen aanschaffen. Welzijn: vraag of mensen zich er prettig bij voelen. Sociale marketing: richt zich naast de welvaartsaspecten meer op het welzijn van de doelgroep. Consumentisme: kritische consumenten die meningen laten horen. Tweerichtingsverkeer: Aanbieder – consument en terug. Stichting reclame code en Reclame code commissie: mensen die ergeren aan reclameboodschap kunnen klacht indienen. Vervolgens bijv verbod op tabak reclames. Ook overheid kan ingrijpen. Warentest: vergelijkende reclame, onderdelen testen en vergelijken. Maar elke consument heeft eigen redenen om product wel of niet te kopen. Consumentenbond:belangenvereniging voor leden die zich kritisch opstellen t.o.v. aanbieders van product / dienst en die opkomen voor leden. (deze richten vooral op commerciële producten) Milieu reclame code: richtlijnen voor reclames waarin milieuaspecten verwerkt zitten. Demarketing: afremmen van het gebruik van bepaalde producten. Ook wel conversie- contra- en countermarketing genoemd. Deze organisaties richten zich op de negatieve externe effecten (milieu etc) à SIRE. Overheid wil autoverkeer ontmoedigen vanwege milieu. Bedrijfsleven wil minder auto verkeer door verlies uren in file. Bij het vast stellen van prijzen in de niet-commerciële sector, passen zij het profijtbeginsel toe. Profijtbeginsel: diegene die gebruik maakt van de product of dienst van de niet-commerciële organisatie, moet daarvoor ook betalen. Hoe meer profijt er van, hoe meer betalen. (bijv. onderwijs) Niet-monetaire prijs: prijs die lager is dan de kostprijs van het product of de dienst. Geleidelijk aan verhogen van eigen bijdrage leidt dat de monetaire prijs leidt tot de marktprijs. Gevolg dat instelling hoger onderwijs in concurrentie komen met commerciële organisaties met cursussen. Bij het milieu wordt het profijtbeginsel vooral toegepast. Het wordt steeds duurder vandaar dat men gaan recyclen. Bij vaststelling niet-monetaire prijs moet overheid rekening houden met factoren / drempels zoals tijd, afstand, moeite, onzekerheid. Manier om een niet-monetaire prijs tot stand te brengen is het verlenen van subsidies, dit is bij veel culturele activiteiten. Subsidie voor verlaging prijskaartje. 15.3 Logistiek. Logistieke organisatie: samenstel van maatregelen die nodig zijn om alle geplande activiteiten op gestroomlijnde wijze uit te voeren. Logistiek ook bij allerlei hulpverleningen belangrijk. Bij ieder project een logistiek medewerker betrokken die mensen bij hun taken ondersteunt. Hij moet alle activiteiten op elkaar af stemmen en ondersteunen. Goederenstroom: begint bij binnenkomen goederen , opgeslagen in magazijn, hierin vindt intern transport en bevoorrading plaats. Zonder goede bevoorrading kan het niet goed functioneren. Goederenstroom functioneert alleen als er een informatiestroom loopt. Informatiestroom: planningen, met daaraan gekoppeld allerlei documenten zoals formulieren, brieven, scanners etc. Logistiek: beheersing van de goederenstroom met de daaraan gekoppelde informatiestroom om te kunnen voldoen aan de eisen van de klanten. Patientenlogistiek: gericht op procesgang van de patiënt (komt in ziekenhuis via eerste hulp, opname, kaartje, volgend bezoek op een afdeling, behandeling, weg) Bevoorradingslogistiek: gericht op secundaire proces dat nodig is om primaire te laten slagen. Inkoopproces: betrekking op relatie met leveranciers en ontvangst in magazijn, vaak langlopende contracten met fabrikanten, daar bestellen. Bestellen: verzoek om levering versturen naar de leverancier. Inkopen door inkoopafdeling en bestellen door magazijn. Voor een keuken is er een aparte logistiek, de logistiek medewerker bestelt de dagverse artikelen bij leveranciers met bestellijsten. Productieproces: betrekking op activiteiten die plaats vinden in keuken enz. In ziekenhuis 4 m’s: Mensen, Middelen, Materialen, Methoden via behandelplan. Patiënt opnemen bij voldoende capaciteit (mensen middelen) en materiaal beschikbaar om behandeling (methode) uit te voeren. Om behandeling goed te laten verlopen stelt de administratie een capaciteitsplanning op à Is er plaats, voldoende personeel, voldoende instrumenten, zijn er therapeuten. Daarnaast materiaalplanning à schoon bed, menukeuze met levensmiddelen, steriele instrumenten, implantaten enz. Planningen worden aan elkaar gekoppeld: als M’s vastliggen kan administratie doorrekenen of materiaal en capaciteit beschikbaar is. Aan hand van voorraadposities van planningen kan logistieke medewerker inzicht krijgen of opname mogelijk is. Bij productieplanning budgettering belangrijk, opnameduur zo kort mogelijk. Distributieproces: betrekking op magazijnactiviteiten en daaraan gekoppelde interne transport naar afdelingen. Van bevoorrading een vast systeem: artikelen vaste plaatsen bijv 2 vakken, als 1 leeg is hangt men kaartje op, zo alle kaartjes ophalen en bestellen. FIGUUR 15.1 inkoop, opslag, productie, distributie, afvalstoffenstroom. 15.4 Organisatie. Informatie uitgesplitst op drie niveaus: strategische is hoogste, tactische is middenmanagement, operationele voor werknemers. Bestuur van vereniging of stichting moet doelstellingen uitsplitsen in doelstellingen op drie niveaus. In grote instellingen leiding verdeeld over Algemeen Bestuur en directie. AB bestaat meestal uit mensen die niet in dienst zijn van de organisatie maar in hun vrije tijd grote lijnen van beleid vaststellen. Zij werken doelstellingen uit tot strategische doelen. Manier waarop mensen in AB komen hangt af van rechtsvorm. In vereniging bestuursleden gekozen door de leden vereniging op ledenvergadering, voor 3 jaar. In stichting bestuursleden benoemd door mensen die de stichting oprichten. Daarna benoemen de bestuursleden nieuwe. AB kan directie of hele directie benoemen. Directie in dienst, moet strategische doelen vertalen in tactische doelen. Zij kan leidinggevende personen benoem die bepaalde afdeling onder hun hoede hebben. Samen vormen zij het management. Management stuurt alle activiteiten aan op tactische en operationele niveau. Zij stellen operationele doelstellingen vast om tactische en strategische doelen te realiseren, ze bouwen een organisatie om deze doelen te bereiken. Realiseren doelstellingen gebeurt aan hand van geplande activiteiten. Mensen in dienst van vereniging voeren activiteiten uit en werken daarin samen met leden. Management taken: geplande activiteiten op gang brengen, geplande activiteiten op elkaar af stemmen, dagelijkse uitvoering coördinatie activiteiten, om doelstellingen te realiseren. Taken dus gericht op het op gang brengen van activiteiten en het coördineren van deze om doelstellingen te realiseren. Voor inzicht op organisatie organogram goed hulpmiddel (BLZ 75!!!) Projectorganisatie: tijdelijke organisatiestructuur van specialisten om een project te realiseren, wijzigt telkens als er veranderingen komen maar directie en stafdiensten blijven hetzelfde. Delegatie: iemand krijgt bevoegdheid om beslissingen te nemen in situaties, krijgt plicht om verantwoording af te leggen. Verantwoording: iemand kan toelichten welke beslissingen zijn genomen en wat argumenten daarvoor waren. Als stafafdeling bevoegdheden krijgt is zij een hulpdienst. Hulpdienst: adviseren niet alleen de directie, maar kunnen ook opdrachten geven aan verschillende projecten. FIGUUR 15.2
Goede administratieve organisatie belangrijk: administratie zo opgezet dat medewerkers elkaar vanzelf kunnen controleren. De basis hiervoor is de begroting, is een controlemiddel om de rechtmatigheid van uitgaven vast te stellen. Controle door functiescheiding, sommigen het recht om te beslissen (voorzitter), bij andere het beheren van dingen (materiaalbeheerder), en degene die registreren (secretaris administratie). Fraude alleen als er meerdere in het complot zitten. Onderlinge verantwoording belangrijk (bewijzen). Taakverdeling voorkomt fraude. Penningmeester mag dingen doen als voorzitter akkoord tekent. Kascommissie: controleren het gevoerde financiële beleid van de penningmeester. Leden controleren uitgaven en ontvangsten in geldstromen. Externe controle: controle door buitenstaanders, account in dienst. Maar niet-commerciële organisaties streven geen winst, dus externe controle beperkt. Keurmerk bij niet-commerciële organisaties CBF keurmerk (centraal bureau fondsenwerving) à niet meer dan 25% ontvangen geld voor administratie en fondsenwerving, geld moet besteed worden aan het doel. 15.5 Personeelsbeleid. Directie en bestuur leggen verantwoording af over gevoerde personeelsbeleid in het Sociaal Jaarverslag (ARBO) Zij overleggen met personeelsgeleding van de medezeggenschapsraad over allerlei zaken die het personeel aan gaan: Aantrekken van personeel: - Prognose van personeelsbehoefte. - Werving. - Selectie. - Aanstelling en bepaling van de voorwaarden. Begeleiden van personeel: - Introductie. - Beoordeling en loopbaanbegeleiding (functioneringsgesprek) - Opleiding en vorming. Ontslaan van personeel: - Ontslag wegens onvoldoende functioneren. - Ontslag wegens inkrimping, al dan niet met een sociaal plan. - Pensionering, vervroegde uittreding.